מלאי שמבדיל בין האתר לבין מה שמפעיל אותו
נפתח ברשימת נכסים ולא בבחירת תבנית. הרשימה תכלול את כתובת האתר, חשבון הניהול, האחסון, טקסטים, תמונות, קבצים להורדה, טפסים ויעדי הודעות. ליד כל פריט נכתוב מי יכול לגשת אליו, מה ניתן לקבל ממנו ומה נחוץ באתר החדש. רשימת עמודים בלבד אינה מגלה שכפתור קשר מפנה לחשבון של הספק הקודם או שקובץ מקור נמצא רק אצל אדם שכבר אינו מטפל באתר.
לכל עמוד ציבורי נגדיר החלטה: העברה כפי שהוא לאחר בדיקה, עריכה או סיום פרסום. נשמור גם את הכתובת הקיימת כדי לבדוק קישורים מוכרים. בתכנון אתר למגשר עצמאי חשוב להפריד בין התיאור המקצועי שהמגשר מאשר לבין רכיבי האתר שאפשר לשנות. מעבר ספק אינו סיבה להחליף אוטומטית כל נוסח, אבל הוא הזדמנות לאתר מידע שאין לו כיום בעל אחריות ברור.
לסגור גישות לפני שקובעים מועד מעבר
תחילה נבדוק שהמגשר יכול להיכנס לחשבונות הדרושים או לקבל גישה מוסדרת אליהם. במקום לבקש סיסמה אחת שמסתובבת בין אנשים, נגדיר חשבונות לפי תפקיד ככל שהמערכות מאפשרות. צריך לזהות מי מוסמך לשנות את חיבור הדומיין, מי מטפל בדואר ומי יוכל לעדכן עמוד לאחר המסירה. אלה החלטות תפעוליות שצריך לפתור לפני שמבטיחים תאריך שבו כל הפעילות תעבור.
אם חסרה גישה, נתעד את התלות ואת החלופה האפשרית. לדוגמה, אפשר להתקדם בהכנת תוכן מאושר בזמן שמבררים גישה לחשבון, אך אי אפשר לאשר שהמעבר הושלם בלי בדיקת הכתובת הציבורית. במפרט בניית האתר והעברתו ל־Tumoka נבקש להגדיר מה נמסר בסוף: הרשאות, קבצים, הוראות עדכון ורשימת שירותים שדורשים המשך תפעול. כך הבעלות המעשית אינה נשארת סיסמה כללית בהצעה.
לתכנן לאן מגיעה פנייה בזמן ההחלפה
מעבר יכול להיראות תקין למבקר ועדיין להיכשל מאחורי כפתור השליחה. לכן נכין רשימה של כל נקודות הקשר: טופס בדף הבית, טופס בעמוד שירות, חיוג וקישור להודעה אם קיים. לכל נקודה נציין את היעד הנוכחי ואת היעד המתוכנן. נברר גם מי בודק קבלה בפועל. הודעת תודה באתר אינה הוכחה שהפנייה הגיעה לתיבה או לאדם שאמורים לקבל אותה.
בתרגיל עם פרטים בדויים נשלח פנייה מכל נקודה לפני המעבר ובגרסה החדשה. נקבע כיצד מתעדים את חלון המעבר ומי מטפל בפנייה שהגיעה לערוץ הישן. אם יופעלו שני ערוצים לזמן מוגדר, הצוות צריך לדעת להבחין בין כפילות לבין פניות שונות. תוכנית נסיגה תפרט מתי מחזירים את החיבור לגרסה הקודמת וכיצד בודקים שגם אז מסלול הקשר פעיל; עצם קיומו של גיבוי אינו מספק את התשובות.
להעביר תוכן בלי להעתיק את ארכיון הפניות
יצוא מלא מהמערכת הישנה עשוי לכלול יותר מטקסטים ותמונות. יש לברר אם הוא מכיל הודעות טופס, פרטי פונים, משתמשים או קבצים שלא נועדו לפרסום. נחליט מראש מה נחוץ לבנייה ונבקש העברה מצומצמת בהתאם. צוות התוכן צריך לקבל את העמודים המאושרים ואת חומרי העיצוב הרלוונטיים; הוא אינו זקוק להיסטוריית פניות כדי לכתוב מחדש הסבר על שירות או לבדוק תפריט.
כאשר בודקים את האתר החדש, משתמשים בפרטי ניסיון. אם נמצא קובץ פרטי בתוך תיקיית מדיה ציבורית, מסמנים אותו לטיפול נפרד ואינם משלבים אותו בחומר לפרסום. גם שם הקובץ והתיאור שלו נבדקים לפני העברה. בהצעת העבודה כדאי לבקש הפרדה ברורה בין העתקת תוכן האתר לבין כל משימה אחרת של טיפול במידע. כך ניתן להעריך את היקף המעבר בלי להפוך את סביבת הבנייה לארכיון של המשרד.
להשוות את הגרסה החדשה למידע הפעיל היום
בעת השוואת העמודים נבדוק יותר מנוכחות של פסקאות. האם פרטי הקשר נכונים, האם הקישור למסמך מוביל לגרסה הרצויה והאם כותרת ישנה עדיין מתארת שירות פעיל? ננהל רשימת הבדלים עם החלטה לכל שינוי, כדי שלא לאשר בטעות ניסוח שנשמט או תוספת שלא נבדקה. אם יש עמוד שנשלח בעבר למתעניינים, נפתח את כתובתו ונראה מה מקבל כעת אדם שאינו מכיר את המעבר.
במסגרת פיתוח אתר עסקי בבאר שבע נבדוק במיוחד הוראות הגעה שהועתקו. אם מופיעים שם שכונה או כתובת, המגשר צריך לאשר שהם שייכים למתכונת הנוכחית. שם של אזור בעיר אינו תחליף למקום מפגש מוסכם. גם אפשרות לפגישה מרחוק תופיע רק אם היא מוצעת. המטרה היא למנוע מגרסה יפה יותר להמשיך להפיץ מידע תפעולי ישן שנראה אמין מפני שכבר היה באתר.
למסור שליטה שהמגשר יכול להדגים
במסירה המגשר יתבקש לבצע עדכון קטן בעצמו: לשנות פסקת מידע, לבדוק תצוגה ולפרסם את הגרסה המאושרת. לאחר מכן נבדוק שינוי של יעד פנייה בסביבה מתאימה ואת האפשרות לשחזר טקסט קודם. אם פעולה דורשת פנייה לספק, היא תירשם במפורש. אתר אינו הופך לעצמאי רק משום שנמסר שם משתמש; צריך לדעת אילו פעולות אפשר לבצע ומה נשאר בתחום תחזוקה מקצועית.
לאחר שהמעבר נבדק אפשר לבחון בנפרד קידום אורגני למגשר בבאר שבע, לפי התוכן והכתובות שנשמרו. אין להבטיח שמספרי התנועה יישארו זהים. לתכנון ההעברה התקשרו ל־Tumoka בטלפון 055-2870506 עם כתובת האתר ורשימת הגישות הידועות לכם. הצעת העבודה צריכה להראות מה מעבירים, מי מאשר ומי בודק כל נקודת קשר, כדי שתוכלו להחליט על המעבר מתוך תמונה תפעולית ברורה.