לשפר את האתר הקיים או לבנות מחדש

תארו בעיות בלי להציע פתרון מראש

במקום האתר מיושן, כתבו מה אינו מצליח לקרות: לקוח אינו מבין איזה שירות מתאים, הטופס אינו נוח בנייד, אי אפשר לעדכן שעות בלי ספק או שקשה להוסיף עמוד. תיאור כזה מאפשר לבדוק חלופות. המילה מיושן יכולה להתייחס לעיצוב, לתוכן או לתשתית, וכל אחד מהם דורש סוג אחר של עבודה. גיל האתר אינו מאבחן אף אחד מהם לבדו.

אספו כמה דוגמאות עם כתובות וצילומים, ודרגו אותן לפי השפעה על פעולה חשובה. הפרידו בין תקלה לבין העדפה. כפתור שאינו שולח פנייה הוא בעיה תפקודית; צבע שאינו תואם למותג הוא שיקול עיצובי; שירות חסר הוא פער תוכן. אפשר לטפל בכולם, אבל ההיקף והדחיפות שונים. רשימה מדויקת מונעת שיחה שמתחילה בהחלפת האתר לפני שמישהו בדק את הקיים.

בדקו תוכן ומבנה בנפרד מהמערכת

קראו את עמודי השירות ושאלו אם הם עדיין מתארים את העסק. ייתכן שהמערכת תקינה אך התוכן נכתב לפני שינוי בהצעה. במקרה כזה בנייה מחדש ללא עריכת תוכן תעביר את אותה בעיה לעיצוב חדש. בדקו אם השירותים מובחנים, אם השאלות החשובות מקבלות תשובה ואם יש דרך ברורה לפנות מכל מקום רלוונטי.

אם הכול מרוכז בעמוד אחד, אין להסיק אוטומטית שצריך אתר חדש. ייתכן שניתן להוסיף מבנה מתאים במערכת הקיימת. המדריך לעמוד אחד או עמודים נפרדים לשירותים עוזר להגדיר את הצורך. בקשו מהספק להראות אילו שינויים אפשריים בתשתית הקיימת ומה באמת מגביל אותם. העדפה אישית למערכת אחרת אינה הסבר מספק למגבלה טכנית.

בררו מה ניתן לתחזק ובאילו הרשאות

מי יכול לעדכן תוכן, איפה נשמר גיבוי והאם יש גישה לרכיבים הנדרשים? אתר שפועל אך תלוי באדם יחיד לכל שינוי עשוי לדרוש הסדרת תפעול, לא בהכרח החלפה. אם אין גישה, צריך קודם למפות את המצב לפי החזרת שליטה כאשר ספק האתר אינו זמין. החלטה על בנייה לפני בירור דומיין ואחסון עלולה להשאיר אתכם עם אתר חדש שאין דרך לפרסם בכתובת הרצויה.

בקשו מאיש מקצוע לבדוק גם את מצב התחזוקה ואת האפשרות לשמור על התשתית לאורך זמן. אל תסתפקו באמירה שהמערכת ישנה; בקשו לדעת איזה רכיב אינו נתמך, איזה שינוי אינו אפשרי ומה הסיכון או העבודה הנדרשים. תיעוד של מגבלה ספציפית מאפשר להשוות בין תיקון להחלפה. אין צורך שבעל העסק יכיר את כל הטכנולוגיות, אבל הוא צריך להבין מה מונע את הפעולה העסקית.

מסלול ראשון: תיקון ממוקד

תיקון מתאים כאשר הבעיה מוגדרת, השינוי מוגבל והתשתית מאפשרת לבצע אותו בלי לפגוע ברכיבים אחרים. דוגמאות אפשריות הן קישור שגוי, טופס עם יעד לא נכון, מידע חסר ליד פעולה או רכיב שמסתיר תוכן בנייד. הגדירו מראש מה צריך לעבוד לאחר התיקון ובאיזה עמודים בודקים זאת. כך אפשר לקבל תוצאה מוחשית בלי להפוך כל תקלה לפרויקט אתר חדש.

בדוגמה היפותטית, אתר מסביר היטב את השירות אך כפתור קבוע מכסה את שדה השליחה בטלפון. בדיקת שימוש באתר בנייד מזהה את החסם, והמפתח משנה את התנהגות הרכיב. לאחר מכן חוזרים על מסלול הפנייה. אם המשימה הושלמה והתוכן עדיין מתאים, אין מהדוגמה הזאת לבדה הצדקה להחליף את כל האתר. ייתכנו צרכים נוספים, אבל צריך לבדוק אותם בנפרד.

מסלול שני: שיפור בשלבים

שיפור מדורג מתאים כאשר יש כמה פערים, אך האתר יכול להמשיך לעבוד בזמן שמטפלים בהם. אפשר להתחיל בעמוד שירות מרכזי, לעבור לדרך הפנייה ואז לארגן תוכן נוסף. כל שלב צריך להיות שלם מספיק לשימוש, עם בדיקת איכות משלו. אל תשאירו עמודים חשובים במצב ביניים שאינו תואם את ההצעה החדשה רק משום שהתוכנית נפרסת על פני זמן.

כתבו תלות בין השלבים. למשל, שינוי תפריט עשוי להמתין להכנת עמודים חדשים, ואילו תיקון טופס יכול להתבצע מיד. הגדירו גם כללים משותפים כדי שהאתר לא יהפוך לאוסף סגנונות ותהליכים סותרים. היתרון של עבודה בשלבים הוא אפשרות להתקדם לפי צורך ומשאבים; החיסרון האפשרי הוא מורכבות תיאום. ההחלטה צריכה לכלול אחריות על התמונה הכוללת ולא רק רשימת משימות נפרדות.

מסלול שלישי: בנייה מחדש

בנייה מחדש ראויה לבחינה כאשר התשתית אינה מאפשרת את המבנה הדרוש, קשה לתחזק אותה באופן סביר או שהשינויים הנדרשים רחבים ותלויים זה בזה. גם אז צריך להסביר למה תיקון או שיפור מדורג אינם מתאימים. בקשו תיאור של המגבלות ושל המצב הרצוי: מי מעדכן, אילו שירותים מוצגים, איך פונים ואילו חיבורים נדרשים. המטרה אינה אתר חדש לשם החידוש.

בתרחיש היפותטי, העסק עבר מהצעה אחת לכמה שירותים עם קהלים ותהליכים שונים, והמערכת הקיימת אינה מאפשרת להציגם או לתחזק אותם באופן סביר. ייתכן שבנייה חדשה תיתן מסגרת נכונה יותר. עדיין צריך לשמר מידע מועיל, תמונות מורשות וקישורים קיימים. החלפת המעטפת אינה סיבה למחוק הוכחות ותוכן שהקורא צריך, ואינה מבטיחה ביצועים טובים יותר ללא תכנון ויישום מתאימים. לאחר בחירת המסלול, השתמשו ברשימת ההכנה לבניית אתר כדי לרכז תוכן, הרשאות ואחריות לאישור לפני תחילת העבודה.

לפני מעבר, הכינו רשימת דברים ששומרים

מפו כתובות של עמודים חשובים, תוכן שימושי, קבצים להורדה, תמונות, טפסים וקישורים שמופצים מחוץ לאתר. ציינו מה נשאר באותה כתובת ומה עובר ליעד חדש. אם יש נתונים על כניסות ופניות, השתמשו בהם כדי לזהות מסלולים שדורשים תשומת לב, אך אל תתעלמו מעמוד מועיל רק משום שהמדידה שלו חלקית. גם קישור שנשלח בהצעות ללקוחות צריך להמשיך להגיע למקום מתאים.

Google ממליצה במעברי אתר הכוללים שינוי כתובות להכין מיפוי ולעקוב אחר המעבר. הפניות ותוכן יעד מתאים הם חלק מהתכנון, אך אין הבטחה לשימור דירוג. בקשו מהספק להסביר כיצד ייבדקו כתובות ישנות, קישורים פנימיים ומסלולי פנייה. אל תאשרו השבתה של האתר הישן לפני שיש תוכנית מעבר ובדיקה של האתר החדש בתנאים הרלוונטיים.

השוו חלופות באמצעות מטריצה מעשית

לכל חלופה רשמו מה היא פותרת, מה נשאר פתוח, איזו גישה נדרשת ומה צריך לבדוק בסיום. השוו גם את עבודת ההכנה והתחזוקה, לא רק את פעולת הפיתוח. תיקון זול לכאורה שאינו פותר את מגבלת התפעול עשוי להשאיר את הבעיה, ובנייה רחבה ללא צורך עלולה להסיט משאבים מתוכן או שירות חשובים יותר. אין יחס קבוע בין היקף השינוי לערך שלו.

בקשו שההצעה תתייחס לאותן בעיות בכל חלופה. אם אחת כוללת כתיבת תוכן, מעבר ובדיקות והשנייה מתייחסת רק לעיצוב, הן אינן מקבילות. אפשר לבחור חלופה מצומצמת במודע, אבל צריך להבין מה נשאר באחריות העסק. מטריצה ברורה מאפשרת לקבל החלטה לפי תוצאה רצויה ומגבלות, במקום לבחור לפי מספר עמודים או שם של מערכת.

אפשר לגלול בטבלה לצדדים.

הגדירו מבחן קבלה לפני ההחלטה

כתבו כמה משימות שהאתר צריך לאפשר: להבין שירות, למצוא מידע מתאים, לשלוח פנייה ולעדכן פרט עסקי. הוסיפו בדיקות של כתובות שנשמרו ושל תוכן בנייד. המבחן הזה מתאים גם לתיקון וגם לבנייה מחדש, ומונע מצב שבו הפרויקט מסתיים כי העיצוב אושר אך המשימות העסקיות עדיין אינן עובדות. הגדירו מי בצוות בודק כל מסלול.

אפשר להעביר לטומוקה את רשימת הבעיות, מגבלות הגישה והחלופות שנבחנות לצורך בניית אתר או שיפורו. בקשו המלצה שמסבירה למה היקף מסוים מתאים לממצאים. ההחלטה אינה תחרות בין ישן לחדש; היא בחירת טיפול שמאפשר לעסק לשרת לקוחות ולתחזק מידע בצורה מסודרת, תוך שמירה על מה שכבר מועיל באתר.