להחליט אם מבקשים ביקור או מזמינים מקום
לפני העיצוב נברר כיצד המועדון מנהל את ימי ההיכרות. אם איש צוות בודק כל בקשה, הכפתור יאמר בקשת ביקור והטופס יציג העדפת מועד. אם קיימת מערכת שמאשרת מקום בזמן אמת, נגדיר את החיבור ואת תנאי האישור בנפרד. אין לקרוא לכל בחירת תאריך הזמנה; המילה צריכה לשקף את הפעולה שהעסק באמת מסוגל לבצע.
בעמוד אתר למכון כושר אפשר להסביר את התהליך לפני פתיחת הטופס: בחירה מתוך ימים מוצעים, מסירת פרטים ובדיקת הבקשה. פירוט קצר של מה כולל ביקור יפורסם לפי אישור המועדון. אין להוסיף סיור אישי, מפגש מדריך או פעילות ניסיון אם אלה לא נמסרו. גם משך הביקור לא יוצג כהבטחה רק כדי למלא כרטיס מעוצב.
שדות מועטים עם משמעות תפעולית
הטופס המוצע יבקש שם, דרך חזרה ומועד מועדף מתוך האפשרויות שהצוות מאשר. אפשר להוסיף אפשרות גמיש כדי לא לחסום מי שאינו יכול לבחור יום. אם מספר המבקרים משפיע על התיאום, נבקש אותו בניסוח ברור; אם לא, אין צורך בשדה נוסף. לא נאסוף פרטי משתתפים נוספים רק מפני שהטופס מאפשר זאת מבחינה טכנית.
בסיכום נראה את היום שנבחר ואת העובדה שהבקשה ממתינה לבדיקה. המבקר יוכל לתקן טעות לפני שליחה. בצד הצוות יופיעו אותם נתונים יחד עם זמן קבלת הבקשה, כדי להבחין בין בקשה חדשה לבין שינוי של בקשה קודמת. בעל העסק יחליט אם האתר מטפל בשינוי כזה או מפנה לערוץ קבלה, וההחלטה תופיע בנוסח ההודעה למשתמש.
יום מלא צריך להוביל לבחירה מודעת
כאשר יום היכרות מלא, אפשר להציג חלופות מאושרות או להציע בקשת חזרה ללא יום. לא נבחר עבור המבקר תאריך אחר בלי להראות אותו. אם המועדון מנהל רשימת המתנה, נציין מה משמעות ההצטרפות אליה ומי מטפל בה. אם אינו מנהל כזאת, אין להוסיף כפתור המתנה רק מפני שהוא נראה כמו פתרון נוח למצב שאין זמינות.
במפרט הפיתוח נגדיר כיצד מתעדכן מצב היום ומי רשאי לסגור אותו לבקשות. שינוי כזה צריך להשפיע גם על קישורים מתוך פרסומים קודמים. עמוד של יום שכבר עבר יכול להסביר שהמועד הסתיים ולהציע לראות אפשרויות אחרות. אין צורך למחוק אותו באופן שמותיר מבקר עם שגיאה, אך גם אין להשאיר בו טופס פעיל שמקבל בקשות לביקור בעבר.
פרטי ההגעה שייכים לאישור הביקור
באשדוד שם רובע עשוי לעזור לזהות מקום בתוך העיר, אך לביקור צריך כתובת וכניסה שהמכון אישר. לכן נוכל להציג רובע כתוספת לזיהוי, ולא כתחליף לפרטי ההגעה. בהודעת בקשה ראשונית חשוב לא לנסח הוראה להגיע כאילו הביקור נקבע. לאחר אישור צוות, פרטי המקום צריכים להיות זהים לאלה שמופיעים בעמוד ההיכרות.
באפיון אתר באשדוד נבקש מבעל העסק להחליט איזה מידע מופיע לפני תיאום ואיזה נשלח אחריו. לא נוסיף טענות על חניה או זמני נסיעה. אם נדרש תיאור כניסה, נכין עבורו שדה נפרד כדי שלא ייבלע בתוך טקסט שיווקי. שינוי בכניסה יחייב עדכון באישור הביקור ובעמוד המקום, ולא רק במקום אחד.
תרחיש היפותטי: המועד מתמלא בזמן המילוי
נניח שמבקר פתח טופס ליום מסוים, ובינתיים הקבלה סגרה אותו לבקשות חדשות. האתר המוצע יבדוק את המצב בעת השליחה ויציג הודעה שמבקשת לבחור מחדש, אם המנגנון תומך בבדיקה כזאת. שם וטלפון שכבר הוקלדו יישמרו על המסך. לא נציג הצלחה ואז נסביר בעמוד אחר שהיום בעצם אינו זמין לבקשות.
כאשר אין חיבור שמאפשר לבדוק מצב בזמן אמת, נכתוב מראש שכל תאריך הוא העדפה לבדיקה. מבחן הקבלה יבחן את ההתאמה בין המנגנון לבין ההבטחה בטקסט. נבדוק גם לחיצה כפולה, חזרה לעמוד קודם ובחירת יום שעבר. כל אחד מהמצבים יכול ליצור בקשה כפולה או ציפייה שגויה, ולכן צריך החלטה מפורשת ולא רק טופס שנראה תקין בפעם הראשונה.
מה מקבלים במסירה ומה מודדים אחריה
תיק המסירה יכלול מצבים מוצעים של בקשה חדשה, מועד לא זמין, כשל בשליחה ושינוי העדפה. האחראי לימי ההיכרות ינסה לפתוח יום ולסגור יום דרך כלי העריכה שסוכם. נוודא שהטקסט בדף ובאישור תואם את תהליך העבודה. אם אישור הביקור נעשה ידנית מחוץ לאתר, הדבר יוגדר במפורש ולא יוצג כחלק אוטומטי מהפיתוח.
לאחר ההשקה אפשר לבדוק כמה בקשות הגיעו עם מועד ברור וכמה אנשים חשבו שהביקור כבר נקבע. קידום אורגני למכון באשדוד הוא עבודה משלימה להבאת קהל מתאים, בעוד האפיון כאן מסדיר את ציפיית ההגעה. לקראת שיחת תכנון עם טומוקה כדאי להכין את כללי ימי ההיכרות ואת נוסח המענה שהקבלה משתמשת בו כיום.