לפני החלוקה בודקים מה מותר לפרסם
תיק שנשלח למזמין מסוים אינו בהכרח מסמך שמיועד לפרסום פתוח. נציע לעבור עליו עם בעל התוכן ולסמן פרטי פרויקט מאושרים, חומר שדורש צמצום ומידע שאמור להישאר מחוץ לאתר. תוכניות, שמות מזמינים וכתובות לא יועתקו אוטומטית מפני שהם כבר בקובץ. גם כיתוב שנכתב למצגת פרטית עשוי להניח ידע מוקדם שאינו קיים אצל קורא מהחיפוש.
לכל חלק שנבחר נגדיר מי מוסמך לאשר את העובדות ומי מחזיק את חומר המקור. אם אין אישור לעבודה מסוימת, נבדוק אם אפשר לתאר את השירות באופן עצמאי בלי לרמוז לניסיון שאינו ניתן להצגה. תהליך המיון חשוב יותר מהעברת כל העמודים לאתר; מטרתו לתת למזמין מידע שימושי שאפשר לעמוד מאחוריו.
מארגנים לפי שאלות של מזמין ולא לפי שקופיות
סדר תיק העבודות יכול להתאים לפגישה, אך לא בהכרח לכניסה ישירה מחיפוש. נציע לזהות שאלות: מה המשרד מתכנן, מה תפקידו בעבודה מסוימת ואיזה מידע נדרש לבירור. לכל שאלה יוקצה מקום מתאים במבנה האתר. עמוד שירות ירכז את ההצעה, ועמוד פרויקט יתאר ראיה מסוימת; אין צורך להפוך כל שקופית לכתובת נפרדת.
בהקשר של תוכן למשרדי אדריכלות נוף נבחין בין הצגת יכולת לבין הסבר תהליך. כאשר פרויקט אחד מופיע בכמה חלקים בקובץ, נאחד את העובדות הציבוריות שלו בעמוד בעל תפקיד ברור. העמודים האחרים יפנו אליו בתקציר ממוקד, כדי שלא ייווצרו גרסאות שונות של אותו תפקיד או סטטוס.
הקובץ והעמודים צריכים להסכים ביניהם
אם בוחרים להשאיר את המסמך להורדה, נבדוק איזה מידע משותף לו ולעמודים החדשים ומי יעדכן אותו. קובץ ישן שמציג שירות שהופסק עלול לסתור עמוד מעודכן. נציע לציין את מועד גרסת המסמך ולהגדיר באיזה מקום נמצא ההסבר הנוכחי על השירות. אין צורך לשנות את כל החומר בכל עריכה קטנה, אבל צריך להבין היכן קיימת סתירה מהותית.
נבחן גם קישורים שכבר מובילים למסמך: האם הם מתארים תיק שלם או מבטיחים הסבר נקודתי? קישור שמתייחס לתחום תכנון יכול להוביל לעמוד הייעודי כשזה מתאים, תוך שמירה על גישה לתיק למי שמעוניין בו. כל שינוי כזה יתועד, כדי שאפשר יהיה לבדוק אם המבקר מגיע כעת למידע שהובטח לו.
מקום העבודה בקובץ אינו מגדיר את כל אזור הפעילות
בבירור פרויקט בבאר שבע, שם שכונה יכול לסייע לזהות את המקום בתוך העיר. נבקש מהמשרד להבחין בין מיקום העבודה המותר לפרסום לבין אזור השירות שהוא מאשר כיום. גם אם תיק כולל עבודות במקומות נוספים, אין להפוך את עמוד העיר להבטחה לכיסוי כל הנגב. תיאור מפורש מועיל יותר מכותרת אזורית רחבה שאיש לא אישר.
במסגרת קידום בבאר שבע נציע לבדוק את הכיתובים הגאוגרפיים שנמשכו מתוך המסמך. אם מקום מסוים חסוי, אפשר לציין את סוג הפרויקט ולהשאיר את המיקום המדויק לשיחה מתאימה. מקום המשרד לקבלת קהל, אם יש כזה ומותר לפרסמו, יוגדר בנפרד. הקורא לא צריך לנחש כתובת עסק מתוך מפת פרויקטים.
תרחיש היפותטי: תוצר קבור באמצע תיק
בדוגמה היפותטית, מזמין מחפש מה כולל שלב קונספט ומגיע לתיק ארוך שבו התשובה מופיעה לצד כמה עבודות. נציע לנסח עמוד שירות שמגדיר את התוצר שהמשרד מאשר, ולקשר ממנו לפרויקט שממחיש אותו. מתוך התיק אפשר להציג קטע מאושר או תיאור מילולי, בלי לחשוף את חומר העבודה המלא ובלי להעתיק רצף שקופיות.
אם באתר אין אפשרות להוסיף עמודי טקסט שנגישים בקישורים, נבחן התאמת אתר המשרד לפרסום התוכן. לאחר העלאת העמוד נבדוק שהוא נגיש לקורא ושהקישורים מגיעים אליו. בהמשך נבחן את מצב האינדוקס וההופעה בנתוני החיפוש הזמינים. עצם יצירת העמוד אינה אישור שמנוע חיפוש כבר מציג אותו או שיגיעו ממנו פניות.
בודקים את המעבר ממסמך לתשובה ציבורית
לכל עמוד חדש נרשום את מקור החומר, שאלת המזמין והקישור שמוביל אליו. נבדוק אם הוא נותן תשובה מלאה בלי לדרוש הורדת קובץ, והאם מי שמבקש פירוט נוסף מבין כיצד לפנות. בדוח נפריד בין גילוי ואינדוקס של העמודים, הופעה לשאילתות ענייניות ופניות שעוסקות בתוצר המוצג. אלה שלבים שונים, ואף אחד מהם אינו מבטיח את הבא אחריו.
לקראת תוכנית SEO לתוכן המקצועי אפשר להכין גרסה עדכנית של התיק ולסמן מראש חומר שאינו לפרסום. דרך בירור על הפיכת תיק עבודות לתוכן חיפוש נבחר תחום ראשון ונגדיר את אחריות העריכה. ההרחבה תיעשה לפי שאלות שיש להן תשובה מאושרת, ולא לפי רצון למלא את האתר בכמה שיותר כתובות.