מתחילים בתפקידים, לא בכפתור החלפת שפה
נבחן תרחיש היפותטי: מזמינה בחוץ לארץ בוחרת כיוון עיצוב, בעוד בן משפחה בישראל אחראי על הקשר עם מקום האירוע. אם הטופס מכיל רק שם וטלפון, העסק אינו יודע למי לפנות לגבי הצבעים ולמי לגבי הכניסה למקום. באפיון המוצע נפריד בין האדם שמבקש את ההצעה לבין איש הקשר לתיאום בארץ, בלי להניח ששניהם מוסמכים לאשר את כל פרטי העיצוב.
המסלול יכול להתחיל בשאלה מי ימלא את תפקיד התיאום המקומי. כאשר זה עדיין לא ידוע, תהיה תשובה מפורשת במקום שדה שמחייב להמציא מספר טלפון. בהמשך הבירור יושלמו הפרטים. עבור אתר של מעצבי בלונים, ההבחנה הזאת מחברת בין בחירה חזותית לבין התארגנות מעשית. היא אינה מעידה שיש לעסק לקוחות מעבר לים; זהו תהליך מוצע שכדאי לבנות רק אם הוא מתאים לפעילות שאתם רוצים לנהל.
תאריך האירוע נשאר בישראל
שדה מועד האירוע צריך להסביר שהיום והשעה מתייחסים למקום האירוע בישראל. לא נשתמש באותה כותרת עבור מועד האירוע ועבור הזמן שבו נוח לחזור למזמין. אלה שני צרכים שונים. לתאריך נציע בחירה ברורה והצגה בשם החודש, כדי לצמצם בלבול בין סדר יום וחודש. אם המועד טרם נסגר, אפשר לאפשר ציון חודש או טווח מתוכנן, בהתאם לאופן שבו העסק בוחן פניות ראשוניות.
בסיכום לפני שליחה יוצג המועד במילים לצד ההבהרה שהוא בישראל. לא נשנה את תאריך האירוע בגלל הגדרת הזמן במכשיר של הפונה. לעומת זאת, העדפת מועד לשיחת חזרה יכולה לכלול מדינה או אזור זמן ושעות נוחות, בלי להבטיח שהעסק יתקשר באותו חלון. בדיקת הקבלה תכלול מילוי ממכשיר שמוגדר באזור זמן אחר ופתיחה חוזרת של הבקשה, כדי לוודא שהיום שנבחר לא הוחלף מאחורי הקלעים.
שתי שפות צריכות להוביל לאותה בקשה
בתכנון האתר והטפסים נחליט איזה תוכן יקבל שתי גרסאות: הנחיות, שמות שדות, הודעות שגיאה וסיכום שליחה. תרגום הכותרת בלבד משאיר את הפונה תקוע דווקא כשצריך לתקן פרט. מעבר בין השפות אמור לשמור ערכים שכבר הוזנו, כולל תאריך, דוגמת עיצוב ופרטי קשר. בשדות של שם או כתובת נאפשר כתיבה כפי שהמזמין מכיר אותה, ולא נדרוש תעתיק שהוא אינו בטוח בו.
שפת המענה תהיה בחירה נפרדת משפת התצוגה ורק מתוך האפשרויות שבעל העסק מאשר. ייתכן שאדם מעדיף לקרוא באנגלית אבל יכול לנהל את השיחה בעברית. אם העסק אינו נותן מענה בשפה מסוימת, הנוסח יסביר זאת לפני מסירת הפרטים. נסמן מי אחראי לאישור שתי הגרסאות ומי מעדכן אותן כאשר משתנה שדה, כדי שהנוסח הישן לא יבטיח אפשרות שכבר הוסרה מהטופס האחר.
שם היישוב ופרטי הקשר אינם פרטים משניים
קיבוץ אפק שייך למועצה האזורית מטה אשר ונמצא בסמוך לקריות; הוא אינו שכונת נאות אפק. בטופס נשמור את הבחירה קיבוץ אפק בשם מלא, ובגרסה נוספת נציג תווית עקבית שתאושר באפיון. טקסט חופשי בשם אפק בלבד עלול להשאיר צורך בהבהרה. אפשר להוסיף שם מקום וכתובת בהמשך התהליך, אך לא למלא כתובת משוערת או הוראות כניסה שאיש הקשר המקומי טרם מסר.
למזמין מחוץ לארץ נדרש שדה טלפון שמסוגל לקבל קידומת מדינה, ולא רק תבנית של מספר ישראלי. אפשר להציע גם דואר אלקטרוני כערוץ מענה, לפי עבודת העסק. פרטי איש הקשר בארץ יופיעו בקבוצה נפרדת עם תיאור תפקידו. במסגרת בניית אתרים בקיבוץ אפק נבדוק את הסיכום בשתי השפות, כך שבעל העסק יבחין במבט אחד מי מבקש את העיצוב ומי יכול לסייע בתיאום המקומי.
מה קורה כשהשליחה נעצרת או מתעכבת
טופס מוצע צריך להבחין בין בקשה שנשלחת, בקשה שנקלטה וכשל בשליחה. הודעת הצלחה תופיע רק לאחר אישור קליטה. בזמן המתנה אפשר למנוע לחיצה כפולה, אבל אם התהליך נכשל נציג אפשרות לנסות שוב בלי למחוק את כל המידע. הודעת השגיאה צריכה להופיע בשפה שנבחרה ולהסביר מה אפשר לעשות, במקום להציג מונח טכני שלא אומר למזמין אם הפרטים כבר הגיעו לעסק.
לאחר קליטה, הסיכום יבהיר שהתקבלה בקשת בירור ושאין עדיין אישור לעיצוב או למועד. אם נבחרה העברת סיכום בדואר, נגדיר אותה במפרט ונבדוק כתובת שגויה והודעה שלא נמסרה. אין צורך לחשוף פרטי אנשים בכתובת העמוד או בכותרת אירוע מדידה. למדידה נשתמש בשלבי הטופס ובשפה, ואת בדיקת שלמות פרטי התיאום נעשה מתוך הפנייה עצמה ובמסגרת הגישה שסוכמה עם בעל העסק.
מסירה שבה בעל העסק בודק את שתי הגרסאות
לפני אישור המסלול נבצע פנייה לדוגמה עם מספר מחוץ לארץ, איש קשר בארץ ותאריך אירוע בישראל. באמצע המילוי נחליף שפה ונבדוק שהבחירה בעיצוב נשמרת. לאחר השליחה בעל העסק יקרא את הסיכום ויצטרך לזהות מי מאשר את הכיוון, מי מתאם במקום ומה חסר להמשך. אם הוא נאלץ לפרש שדות עמומים, נשנה את התוויות לפני שמוסיפים אפשרויות נוספות לטופס.
הוספת טופס מתורגם אינה מחייבת מיד תרגום של כל תיק העבודות. נבחר היקף שהעסק יכול לתחזק וניתן לבדוק בשלמותו. קידום אורגני למעצבי בלונים בקיבוץ אפק הוא דיון נפרד על התוכן שראוי לפרסם ולהנגיש לחיפוש. לאפיון עם טומוקה הכינו את שפות המענה האמיתיות, ערוצי הקשר ודוגמה לפרטי תיאום נחוצים; מהם אפשר לגזור מסלול סביר בלי להבטיח שירות בינלאומי שלא קיים.