קטלוג סדנאות ועמוד צוות צריכים לדבר זה עם זה
נניח לצורך המחשה בלבד שעסק מציע שתי פעילויות ושני מנחים, ולכל אחד תחום אחריות שונה. אם כל עמוד פעילות מציג אוטומטית את תמונות כל הצוות, המבקר עשוי להסיק שכל שילוב אפשרי. נציע שבעל העסק יגדיר תחילה מי רשאי להעביר כל פעילות, אם נדרשת הנחיה משותפת, ובאילו מקרים נבדקת התאמה פרטנית. המידע יוצג סמוך להסבר על אופי הסדנה, במקום להישאר תלוי בהיכרות מוקדמת עם שמות אנשי הצוות.
בתכנון אתר לעסק שמציע סדנאות נבחין בין תוכן שיווקי לבין החלטת שיבוץ. עמוד הצוות יכול לעזור למזמין להבין סגנון וניסיון שהעסק מסר, אך לא ישמש אישור אוטומטי להקצאת אדם. בדיקת הקבלה תכלול כניסה דרך עמוד מנחה וכניסה דרך עמוד סדנה. בשני המסלולים המבקר צריך להגיע לאותה הבנה לגבי הפעילויות הרלוונטיות ולגבי מה שעוד ממתין לבדיקה.
שיוך מנחה נשמר כקשר שאפשר לערוך
נציע לנהל כרטיס נפרד לכל מנחה ובו שם מאושר לפרסום, תיאור תפקיד, תחומי הנחיה, שפות ותמונה שהעסק רשאי להשתמש בה. עמודי הסדנאות יפנו לכרטיסים המתאימים באמצעות שיוך מפורש. כך שינוי בתיאור של מנחה לא יצריך חיפוש ידני בעשרות עמודים. יחד עם זאת, התאמה לפעילות מסוימת תישאר החלטה נפרדת: עדכון תיאור מקצועי לא יוסיף את המנחה אוטומטית לכל הקטלוג ולא ירחיב את תחומי אחריותו.
בממשק המוצע נבדיל בין מנחה שמוצג באתר, מנחה שאינו מקבל כרגע בקשות ומנחה שהוסר מהצוות. כל מצב דורש החלטה לגבי עמודי הסדנאות המקושרים אליו. כחלק מאפיון אתר ומערכת התוכן נבדוק מה קורה כאשר מסירים שיוך יחיד: הפעילות תוכל להישאר זמינה לבירור, אבל האתר לא יציג איש צוות שאינו מתאים לה. העורך יקבל התראה על פעילות שנשארה בלי שיוך תקף, בהתאם למנגנון שייבחר.
זמינות נבדקת אחרי הבקשה ולפני האישור
הטופס המוצע יוכל לקבל פעילות מבוקשת, תאריך או טווח מועדים, מספר משתתפים משוער ומנחה מועדף אם יש כזה. ליד בחירת המנחה נבהיר שמדובר בהעדפה לבדיקה. בעל העסק יחליט אם לאפשר גם בקשה ללא העדפה, כך שהצוות יציע התאמה. תאריך שהמבקר בחר לא יהפוך להזמנה מאושרת רק משום שהטופס נשלח, ויומן פתוח לא ישמש הוכחה לזמינות אם אין חיבור שנועד לכך ונבדק.
מסלול הטיפול שנציע יפריד בין בקשה שהתקבלה, התאמה מקצועית שנבדקה וזמינות שאושרה מול המנחה. אם האדם המועדף אינו פנוי, המזמין יקבל חלופה להסכמה ולא החלפה שקטה בשם אחר. בדוגמה היפותטית שבה נדרשים שני מנחים, אישור של אחד בלבד לא יספיק להצגת צוות סגור. בדיקת הקבלה תוודא שהודעת הסיום בטופס אומרת מה קרה בפועל ומבהירה מי יחזור עם תשובה, בלי להמציא זמן תגובה שלא סוכם.
מידע מקצועי שמסייע לבחור בלי לייחס יכולות שלא נמסרו
תיאור מנחה צריך לענות על השאלה באיזו פעילות הוא משתלב ומה חשוב למזמין לדעת לקראת בירור. נציע לבקש מכל בעל עסק ניסוח מאושר של תחומי עיסוק, ניסיון רלוונטי ודוגמאות פעילות שמותר לפרסם. תארים, הכשרות ושמות ארגונים ייכנסו רק על בסיס חומר שהעסק מספק ומאשר. במקום דירוג מלאכותי בין אנשי הצוות, אפשר להציג הבחנות מעשיות כמו סוג קבוצה או מתכונת הנחיה, ככל שהן נכונות לגבי האדם המסוים.
גם בהמשך, במסגרת קידום אורגני למנחי סדנאות בקריית אתא, עמודי הצוות צריכים להצדיק את קיומם בתוכן מקורי שבבעלות העסק. ניתן לקשר בין שאילתות על סוג פעילות לבין עמוד הסדנה והמנחים הרלוונטיים, ולצרף ראיות לפרסום רק ברשות. פנייה מתאימה תהיה כזו שמבהירה צורך והרכב קבוצה, ולא רק קליק על תמונה. אין צורך לשכפל לכל מנחה את אותו טקסט עם החלפת שם כדי למלא עמוד.
המיקום בקריית אתא הוא נתון לתיאום, לא תכונת אופי של הצוות
כתובת הפעילות יכולה להשפיע על בירור הזמינות, ולכן כדאי שהטופס יאפשר למסור עיר, שכונה ומקום אם כבר נבחר. קריית בנימין היא שכונה בקריית אתא; אם המזמין מציין אותה, נשמור את קריית אתא בשדה העיר ואת קריית בנימין בשדה השכונה. כאשר אין עדיין אולם, אפשר לקבל אזור מבוקש ולסמן שהמיקום הסופי פתוח. האתר לא ייחס למנחה משרד בשכונה ולא יבטיח הגעה רק משום ששמה נבחר בטופס.
במסגרת תכנון אתר לעסק בקריית אתא נבדוק אם פרטי המיקום צריכים להופיע כבר בפנייה הראשונית או רק לאחר שיחת התאמה. לעסק שמקבל בקשות מוקדמות ייתכן שמספיק שדה עיר והערה חופשית. לעסק שמשבץ צוות לפי אירוע ייתכן שנדרשים גם פרטי המקום. נבדוק בקשה שבה נמסרה שכונה בלבד ונוודא שהיא נשמרת כמידע חלקי, בלי שהמערכת תייצר כתובת או תציג את השיבוץ כאילו הושלם.
תרגיל המסירה: המנחה המבוקש אינו זמין
תרגיל מסירה מועיל יתחיל בבקשה לפעילות מסוימת עם העדפה למנחה. לאחר קליטת הבקשה, בעל העסק יסמן שהמנחה אינו זמין ויציע חלופה בעלת שיוך מתאים. נבדוק שהפרטים המקוריים נשמרים לצורך השיחה ושאין הודעה ציבורית שמציגה את החלופה כאישור של הלקוח. אם הוחלט לנהל את הטיפול מחוץ לאתר, נבדוק שהפנייה כוללת את כל השדות הדרושים להעברה, במקום להוסיף מערכת פנימית שאינה נחוצה לעבודה בפועל.
המסירה תכלול גם עריכת כרטיס מנחה, שינוי שיוך לפעילות ובדיקת העמודים שמציגים אותו. נגדיר אחראי לאישור מידע מקצועי ואחראי לבדיקת הזמינות, גם אם מדובר באותו אדם. כדי להתחיל ניתן לתאם אפיון עם Tumoka בטלפון 055-2870506 ולהביא רשימת צוות, פעילויות וכללי התאמה קיימים. כשכללי העבודה עדיין אינם ברורים, נגדיר קודם מה דורש שיחה אנושית ורק אחר כך נחליט אילו פעולות האתר צריך לבצע.