בוחרים פעולה שהעסק מסוגל לקיים
טופס בקשת קשר יכול להיות פתרון מתאים לעסק שרוצה לברר כל פנייה לפני קביעת מפגש. אין צורך להציג לוח שעות רק מפני שהוא נראה נוח. בעל העסק צריך להחליט אם הוא אוסף העדפת זמן, מציע חלונות לחזרה או מחזיק יומן שמאשר פגישות. לכל אפשרות יש משמעות אחרת מבחינת האדם שממלא, והעיצוב חייב להבהיר אותה עוד לפני הלחיצה.
באפיון אתר למדריכי הורים נכתוב תחילה משפט פשוט המתאר מה קורה אחרי שליחה. אם המדריך חוזר לבדיקה, הכפתור יאמר בקשת תיאום או שליחת פנייה. לא נשתמש באייקון אישור ירוק לצד שעה שעדיין לא נבדקה. הבחירה במילים אינה קישוט: היא קובעת מה הפונה חושב שקיבל ומה הצוות צריך להשלים בהמשך.
העדפת זמן שאינה מלאי של פגישות
אפשר לתת לפונה לבחור חלון כללי לחזרה או לכתוב מועד מועדף. ליד הבחירה נציין שהוא כפוף לתיאום, אם זהו התהליך שאושר. אין להציג זמינות חיה כאשר אין מקור מידע שמחזיק אותה. תאריך שעבר צריך להיות מטופל במפורש, ושינוי באזור הזמן או באופן המפגש לא ייבנה על הנחה שכל פונה משתמש באותו מכשיר או נמצא באותו מקום.
במקרה שאין למדריך צורך ביום מדויק, שדה רחב יותר יכול להספיק. פחות אפשרויות אינן בהכרח פגיעה בשימוש, כאשר הן משקפות את מה שהעסק באמת יכול לבדוק. נפריד בין זמן שנוח לשיחת חזרה לבין זמן שמבקשים למפגש. אם שני הפרטים נאספים, לכל אחד תהיה תווית משלו, כדי שהמדריך לא יתקשר במועד שהפונה התכוון לשמור לפגישה עתידית.
קבלה מוצלחת, כשל וניסיון חוזר
הודעת הצלחה תופיע רק אחרי שהמערכת קיבלה אישור מתאים על העברת הבקשה. היא תאמר שהבקשה התקבלה ותסביר את המשך הבירור שהעסק התחייב להפעיל. אין צורך לפרסם זמן תגובה מספרי אם בעל העסק לא אישר יכולת לעמוד בו. ניתן להציג את ערוץ החזרה שנבחר כדי שהפונה יזהה ששלח את המידע הנכון וידע היכן לצפות להמשך.
במצב כשל נשאיר את הנתונים לעריכה ונאמר שהשליחה לא אושרה. לחיצה כפולה לא צריכה לייצר שתי בקשות בלי הבחנה, והאתר לא יציג אישור רק מפני שהכפתור שינה צבע. אם קיימת דרך חלופית ליצור קשר, נציג אותה כחלק מהמסלול. הפונה צריך להבין אם עליו לנסות שוב, לתקן פרט או להמתין, בלי לנחש מה התרחש מאחורי המסך.
משכנות האמנים כחלק מפרטי התיאום
משכנות האמנים שייכת לקריית מוצקין, ובשימוש העירוני מופיע גם הכתיב משכנות האומנים. בעמוד התיאום כדאי לבחור שם עקבי ולהוסיף את העיר במקום שבו הוא מבהיר את המיקום. אם הפגישה מתקיימת במקום שאושר לפרסום, נציג את פרטיו. אם העסק רק פונה לתושבי השכונה, לא נסיק מכך כתובת משרד ולא נשתמש במפה כתחליף למידע עסקי.
במסגרת בניית אתר במשכנות האמנים נפריד בין תיאום במקום פיזי לבין קשר מרחוק. בחירת מתכונת מקוונת לא תחייב כתובת מגורים. כאשר הכתובת המדויקת נמסרת בהמשך, הודעת הקבלה לא תציג אותה לפני שהמפגש סוכם. גם שם מקום נכון אינו הופך בקשת שעה לאישור הגעה, ולכן ההסבר המקומי והסבר מצב הבקשה צריכים להתאים זה לזה.
רשימת הפניות של המדריך צריכה לשמור מצב
אם ניהול בקשות נכלל בפרויקט, אפשר להבחין בין בקשה חדשה, ניסיון חזרה ותיאום שסוכם. המעבר בין המצבים יתבצע לפי הפעולה שהעסק הגדיר ולא לפי עצם פתיחת הודעה. רשומה חדשה לא תיכנס אוטומטית לרשימת מפגשים מאושרים. נחליט גם כיצד מזהים פנייה חוזרת על אותו בירור, בלי להסיק קשרים בין אנשים על סמך תוכן אישי.
בדיקת הקבלה תכלול פנייה עם העדפת זמן, פנייה ללא העדפה ושינוי אחרי ניסיון כושל. נבחן את ההודעה שמגיעה למדריך ונבדוק אם ניתן להבין מה אושר ומה רק התבקש. בטלפון נוודא שההסתייגות על תיאום אינה מוסתרת מתחת לכפתור. התרגול יעשה בנתוני דמה, משום שאין צורך בפנייה אמיתית כדי לבדוק תאריך, מצב ושליחת הודעה.
מוסרים שפה אחידה לכל המסלול
במסירת אתר שנבנה בטומוקה נכלול את נוסחי הכפתורים, ההודעות והמצבים. בעל העסק יתרגל שינוי חלון חזרה בלי לשנות את משמעות האישור. אם בהמשך ירצה יומן שמזמין בפועל, נצטרך להגדיר מקור זמינות, שמירת זמן והתנהגות בעת התנגשות. אלה יכולות נפרדות, והחלפת הכותרת לקביעת פגישה אינה מוסיפה אותן לטופס קיים.
לצד הבנייה ניתן לתכנן קידום אורגני למדריכי הורים במשכנות האמנים שבו גם תיאור השירות בחיפוש מתאים למסלול. לקראת תכנון עם טומוקה הכינו תיאור של האופן שבו אתם חוזרים לפניות ומאשרים מפגשים. כך אפשר לבחור מערכת שתומכת בעבודה הקיימת ומאפשרת לאדם להבין בדיוק מה עשה באתר.