מפת צוות שמתחילה בהחלטה עסקית
לפני עיצוב דיוקנאות נבנה טבלה פנימית של אנשי הצוות והשירותים שאפשר לבקש מכל אחד. בעל המספרה יחליט אם הלקוח רשאי לבחור אדם מסוים, לציין העדפה בלבד או להשאיר את ההחלטה לקבלה. אלו שלוש התנהגויות שונות של האתר. ערבוב ביניהן יוצר מצב שבו שם שמופיע בגלריה נתפס כהבטחת תור, אף שבפועל הקבלה צריכה לבדוק את הבקשה מול האדם המתאים.
בכרטיס הצוות נציג תפקיד ותיאור עבודה שהמספרה אישרה, לצד קישור לשירותים הרלוונטיים. לא נבנה רשימת כישורים מתוך התמונות ולא נייחס לכל חבר צוות את כל עבודות המספרה. במסגרת תכנון דיגיטלי למספרות כדאי לקבוע גם מי מעדכן את הקשרים האלה כשמצטרף איש צוות או כשמשתנה חלוקת העבודה. זהו מידע תפעולי שהעיצוב צריך לאפשר לתחזק בקלות.
שני מסלולי כניסה שמגיעים לאותה בקשה
מבקר יכול להתחיל מעמוד תספורת ולבחור ספר, או לפתוח כרטיס של ספר מוכר ולבדוק אילו שירותים הוא מציע. בשני המקרים נרצה שהטופס יציג את השירות ואת ההעדפה שנבחרו. נשתמש בסיכום גלוי מעל שדות הקשר, עם אפשרות לשנות כל רכיב בנפרד. בחזרה מהטופס לגלריה הבחירות צריכות להישמר ככל שהמנגנון שנבחר מאפשר, כדי שהמבקר לא ייאלץ להתחיל מחדש.
אם האתר מפנה ליומן חיצוני נבדוק אילו פרטים היומן מסוגל לקבל. אין טעם להציג באתר בחירה שאינה עוברת לשלב הבא בלי להודיע על כך. כאשר היומן אינו תומך בהעברת איש צוות, אפשר להציע פנייה מסודרת לקבלה או הוראה קצרה לבחור אותו שוב במסך היעד. ההחלטה תתועד באפיון ולא תוסתר מאחורי כפתור שמרמז על רצף שאינו קיים.
דוגמה היפותטית: שירות נשמר והספר משתנה
נניח לצורך המחשה בלבד שמבקר בחר שירות צבע מתוך עבודות של ספר מסוים, ואז החליט שאין לו העדפה לאיש צוות. שינוי ההעדפה לא אמור למחוק את השירות. הטופס יציג שירות צבע והעדפת צוות פתוחה; בהודעה לקבלה יופיע גם מקור הבחירה אם הוגדר צורך בכך. הדוגמה אינה תיאור של לקוח או מספרה קיימים, אלא דרך לבחון את התנהגות המסכים לפני פיתוחם.
בבדיקה נוספת נשאיר את הספר ונחליף שירות. אם השילוב החדש אינו מוגדר בטבלה המאושרת, נציג בקשת בירור במקום לאשר בחירה שגויה. הקבלה תקבל את מה שנבחר בפועל ואת השאלה שנשארה פתוחה. בעל המספרה יוכל לבדוק את נוסח ההודעה בלי להיכנס למערכת הניהול, ולוודא שהצוות מבין אם הלקוח גמיש או מבקש דווקא אדם מסוים.
כתובת המספרה אינה פרט בכרטיס הספר
כאשר במספרה בתל אביב פועלים כמה אנשי צוות, הכתובת שייכת למקום שבו מתקבל התור ואינה נגזרת משם הספר שנבחר. נרכז את כתובת המספרה והכניסה ברשומה אחת שהעסק מאשר, ונציג אותה גם בכרטיס האישי וגם בסיכום הבקשה. שם השכונה יכול לעזור למבקר לזהות את האזור, אבל הוראות ההגעה יפנו לנקודה המדויקת. החלפת תמונת איש צוות לא אמורה לשנות את המיקום שמוצג למי שמבקש להגיע אליו.
בשיחת אפיון אתר בתל אביב נברר אם כל אנשי הצוות מקבלים באותו מקום. כאשר איש צוות עובד בכמה מקומות, בחירת מקום תופיע לצד שמו והבקשה תעביר את שניהם לקבלה. מבקר שבחר מקום אחר יראה שוב את פרטי ההגעה לפני שימשיך, כדי שלא לשלוח בקשה המבוססת על כתובת שראה קודם. טומוקה יכולה לבנות את רצף המסכים ולבדוק אותו איתכם מרחוק באמצעות דוגמאות שהמספרה מאשרת.
מי מקבל את הבקשה כשהשירות מערב שני אנשי צוות
מעבר לשמות שמוצגים באתר, בעל המספרה צריך לבחור למי נשלחת הפנייה. שליחה אוטומטית לכל הצוות אינה תמיד מועילה: שני אנשים עלולים להשיב במקביל ולהציע ללקוח המשך שונה. אפשר להעביר את כל הבקשות לקבלה, או להגדיר גורם אחראי לכל סוג שירות. אם נבחר ניתוב אישי, נסכם מה קורה כשאותו גורם אינו מטפל בבקשות, ואיך הקבלה רואה שיש פנייה שדורשת המשך. זו החלטה על ניהול המענה, ולכן כדאי לקבל אותה לפני שבונים חיבור בין כרטיס ספר לתיבת הודעות.
בתרחיש היפותטי שבו הלקוחה מבקשת צבע אצל אדם אחד ותספורת אצל אחר, הטופס ישמור את שתי ההעדפות אך ייצור בקשה אחת עם אחראי ברור. לא נשלח שני סיכומים שנראים כשתי הזמנות בלתי תלויות. במסירה נבדוק את יעד ההודעה באמצעות אנשי קשר שהעסק מעמיד לבדיקה, ונראה מי יכול לסמן שהבקשה טופלה. אם אין מערכת מעקב כזאת, נגדיר תהליך פשוט בתוך ערוץ הקבלה הקיים. הבחירה תיעשה לפי יכולת הניהול של המספרה, ולא לפי מספר השדות שאפשר להוסיף לטופס.
מסירת האתר כוללת שינוי בהרכב הצוות
נכין לבעל האתר תרגיל קצר: להסתיר כרטיס צוות, לבדוק עבודה שמקושרת אליו ולפתוח בקשה שנשלחה לפני ההסתרה. כרטיס שהוסר מהבחירה לא צריך להשאיר כפתור פעיל שמציע אותו. לעומת זאת, פנייה שכבר התקבלה צריכה להישאר מובנת לצוות המטפל. נגדיר האם שם העדפה נשמר בהודעה כפי שנבחר, ואיך מוצגת הפניה ישנה כאשר האדם כבר אינו מופיע באתר.
מפרט בניית האתר יכלול תצוגת כרטיס, קישור לשירות, מצב ללא העדפה ומסך הצלחה. קידום אורגני למספרה בתל אביב הוא המשך אפשרי שיטפל בחשיפה ובתוכן, אך כאן מבחן הקבלה הוא תקינות הרצף. אפשר להעביר דרך יצירת קשר עם טומוקה רשימת שירותים וצוות ראשונית, ולקבוע מה חייב לעבור בכל פנייה כדי שהקבלה תוכל להמשיך ממנה לשיחה עניינית.