בקשת חזרה שאינה מחייבת חשיפה בכתב
נבחן תרחיש היפותטי: יועץ מציע שיחת היכרות, ומבקר באתר רוצה לשוחח אך משאיר את תיבת ההודעה ריקה. ההחלטה העסקית היא אם זו פנייה שלמה. אם התשובה חיובית, אין טעם להציג שדה הסבר כחובה או להחזיר שגיאה שמבקשת לתאר קושי. אפשר לבנות מסלול קצר עם שם לפנייה ודרך קשר, ולציין שהפרטים הנוספים יוכלו לעלות בשיחה.
במסגרת אתר ליועצי כלכלת המשפחה, צריך לחבר את המסלול גם להרגלי העבודה של היועץ. מי שקורא את הבקשה צריך להבין שלא חסר בה מסמך ושאין צורך לשלוח דרישה אוטומטית להשלמת סיפור אישי. נגדיר שם פנימי ברור למסלול, ונבדיל אותו מבקשה מפורטת שהמבקר בחר לכתוב בעצמו. כך אפשר לטפל בשני סוגי הפניות באותו אתר בלי לכפות על כולם אותה רמת פירוט.
חלון זמן ודרך קשר שאפשר לכבד
במקום לאסוף רק מספר טלפון, כדאי לברר איזו בחירה אכן תעזור ליועץ לחזור לאדם. שיחת טלפון, הודעה כתובה או דואר אלקטרוני יכולים להיות אפשרויות, אם העסק ערוך להשתמש בהם. שדה דרך הקשר ישפיע על השדה הבא: כתובת דואר תידרש במסלול המתאים, ומספר טלפון במסלול האחר. אין צורך לחייב את שניהם כשאחד מספיק לתהליך שסוכם.
חלון זמן מבוקש צריך להיות מסומן כהעדפה, אלא אם מחובר יומן שמאשר מועד ממשי. נאפיין גם מצב שבו החלון אינו זמין, בחירה ללא העדפה ושינוי החלטה לפני שליחה. על בעל העסק לקבוע מי בודק את ההעדפות ומה נכתב כאשר אי אפשר לקיימן. בעמוד בניית אתרים אפשר לראות את מסגרת השירות; באפיון הפרטי נתרגם אותה להתנהגות המדויקת של הטופס ושל הודעת הקבלה.
טקסט מכבד בכל שלב של הפנייה
המשפט ליד תיבת ההודעה יכול לומר שאפשר להשאיר אותה ריקה ולהרחיב בשיחה. כדאי להימנע משאלה רחבה שמבקשת מהמבקר לפרט את כל הרקע, במיוחד כאשר המידע אינו משמש לקבלת הבקשה. גם הכפתור צריך לתאר את הפעולה: בקשת חזרה, ולא קביעת פגישה אם עדיין אין פגישה. ניסוח כזה מיישר את הציפייה לפני שמתחילים למלא את השדות.
נדרשים טקסטים נפרדים לשדה לא תקין, לשליחה שמתבצעת, לכשל בשליחה ולהצלחה. בכשל, ההודעה צריכה להסביר איך לנסות שוב בלי למחוק מידע שכבר הוזן. בהצלחה, היא תאשר שהבקשה התקבלה בלבד. אם בוחרים לשלוח אישור בדואר, נחליט אם הוא כולל רק את פרטי הקשר או גם את ההודעה החופשית. ההחלטה צריכה להיות מודעת, כי העתק מלא של הפנייה אינו נחוץ בכל מסלול.
טירת כרמל כשדה מקום, בלי להעמיס על הפנייה
נוף ים היא שכונה בטירת כרמל. ההבחנה הזו יכולה להיות שימושית כאשר היועץ מציע מפגשים שתיאומם תלוי במקום, אבל אין סיבה להפוך את שם השכונה לשדה חובה בבקשת חזרה כללית. אם המקום נדרש, נגדיר את טירת כרמל כעיר ואת נוף ים כפרט שכונתי אפשרי. כך מבקר שמכיר את שם השכונה יוכל לציין אותו בלי לבחור עיר שגויה.
עמוד בניית אתרים בטירת כרמל נותן הקשר לשירות של טומוקה בעיר. באתר היועץ עצמו, אזור שירות וכתובת לקבלת קהל הם פרטים שונים, ויש לפרסם כל אחד רק בהתאם לפעילות שבעל העסק אישר. בבקשת חזרה אין צורך להציג כתובת משוערת או לבקש כתובת מגורים מלאה. נשאיר את המידע המקומי במקום שבו הוא משנה תיאום, ולא נשתמש בו כתנאי לשיחה ראשונה.
בדיקת קבלה עם הודעה ריקה
בדיקת הקבלה המרכזית תתחיל במילוי המינימום שהוגדר, כשההודעה החופשית ריקה. נשלח את הטופס מכל דרך קשר, ונבדוק שהבקשה מגיעה ליעד העסקי עם ההעדפה שנבחרה. נוודא שהמערכת אינה מוסיפה תיאור אוטומטי שמייחס לפונה מצב כלכלי מסוים. גם הודעת ההתראה ליועץ צריכה להציג בקשת שיחה כפי שנשלחה, בלי לתייג אותה כמקרה דחוף או מורכב ללא בסיס.
לאחר מכן נבדוק מעבר בין דרכי קשר, מספר שאינו תקין, לחיצה כפולה ותקלה בשליחה. בטלפון נוודא שהתוויות נשארות ברורות ושהודעת השגיאה מופיעה ליד השדה הנכון. קבלת האתר תלויה בהצלחת המסלול הריק כמו בהצלחת המסלול המפורט. בעל העסק יאשר גם את התצוגה בצד המקבל, משום שטופס נוח למבקר אינו מספיק אם ההעדפות נעלמות בדרך אל מי שחוזר אליו.
האישורים והמסירה שמאפשרים להפעיל את המסלול
לפני תחילת העבודה נבקש מבעל העסק לבחור דרכי קשר זמינות, להגדיר את האדם שמטפל בפניות ולאשר את נוסחי ההסבר. צריך להחליט גם מי רשאי לראות פניות ומי יכול לשנות את כתובת ההתראות. בחשבונות שמחוברים לאתר תוגדר בעלות עסקית ברורה, ולמסירה יצורפו הוראות קצרות לעדכון ההעדפות, להחלפת הנמען ולבדיקה שפנייה חדשה עדיין מתקבלת לאחר שינוי.
אם מתוכנן בהמשך קידום אורגני ליועצי כלכלת המשפחה בטירת כרמל, נשמור על אותו מסלול חזרה גם בדפי התוכן הרלוונטיים. אין צורך להרחיב את איסוף המידע רק משום שהמבקר הגיע מחיפוש. כדי להתחיל, אפשר לפנות לטומוקה עם תיאור של אופן החזרה הרצוי. התוצר לאישור יהיה מסלול שלם: שדות, מצבים, נוסחים, יעד קבלה והרשאות ניהול, לצד הדגמה של בקשה שנשלחה ללא סיפור אישי.