לבנות את ההצעה סביב התאמה שאפשר לבדוק
באפיון נתחיל ממפת הפעילויות והאנשים שהעסק מאשר להציג: מי מעביר איזו סדנה, באילו שפות ובאילו תנאים. לא נציג שפה כתכונה כללית של כל העסק אם היא זמינה רק בחלק מהפעילויות. בעמוד סדנה מוצע יופיעו השפות האפשריות, בצירוף הבהרה שהתאמת מנחה למועד מחייבת בדיקה כשאין זמינות מאושרת. הבחנה זו תוכל להשתלב בתוך אתר מקצועי למנחי סדנאות בלי להפוך את הקטלוג למערכת מורכבת. נבקש מבעל העסק לקבוע אם המזמין בוחר אדם מסוים או מבקש פעילות והעסק מציע מנחה. אלו מסלולים שונים: בחירה באדם אינה הרשאה להחליפו. בדיקת הקבלה תהיה בקשה לשפה שאין עבורה כרגע מנחה זמין; האתר צריך להסביר את המגבלה ולא להציג התאמה אוטומטית רק משום שהסדנה קיימת.
שפת האתר ושפת ההנחיה הן שתי בחירות נפרדות
החלפת שפת ממשק תשנה את הטקסט שהגולש קורא, אך לא אמורה לשנות בלי ידיעתו את שפת הפעילות בטופס. נציע שדה מפורש לשפת הנחיה מבוקשת ותיאור קצר של האפשרויות שהעסק באמת מציע. אם בקבוצה יש צורך ביותר משפה אחת, אפשר יהיה לבקש פירוט ולא להבטיח הנחיה דו לשונית כבר מתוך בחירה בתיבה. בטקסט הסדנה נפריד, לפי חומר שיספק הבעלים, בין שפת ההסבר, שפת חומרי העבודה ואפשרות לתרגום אם קיימת. במסגרת אפיון ובניית האתר נגדיר כיצד מסמנים גרסה שטרם תורגמה, כדי שלא יופיע תוכן חלקי כאילו הושלם. נבדוק מעבר שפה באמצע פנייה ונוודא שהבחירה המקצועית נשמרת, שהכותרות מובנות ושסיכום הבקשה מראה את השפה שהמזמין התכוון להזמין.
כרטיס מנחה שמציג עובדות רלוונטיות להזמנה
כרטיס מנחה מתוכנן צריך לעזור להבין התאמה, ולא רק להוסיף תמונה לעמוד. נציע שדות לשם, תיאור מקצועי מאושר, סדנאות שהמנחה מעביר ושפות הנחיה מאושרות. הכשרה, ניסיון או קשר לארגונים יפורסמו רק על בסיס מידע שבעל העסק רשאי לפרסם, ללא הרחבה שיווקית מנחשת. אם מוצגים כמה מנחים, כל כרטיס יקושר לסדנאות המתאימות לו, ושינוי בכרטיס יצטרך להשתקף ברשימה. בתרחיש היפותטי שבו מנחה מפסיק להעביר פעילות באנגלית, עדכון אחד צריך למנוע המשך הצגתו כאפשרות לאותה שפה. נחליט מראש מי מוסמך לאשר שינוי כזה ומי מבצע אותו באתר. בבדיקת הקבלה נשווה את הכרטיס, עמוד הסדנה וסיכום הבקשה כדי לוודא שאין ביניהם הבטחות סותרות לגבי מי יגיע ובאיזו שפה.
בקשת התאמה עם מקום לחוסר ודאות
הטופס המוצע יאסוף שם איש קשר, סדנה רצויה, שפת פעילות, מועד או טווח מועדים, גודל קבוצה ומקום מתוכנן. אפשרות של גמישות בשפה או במנחה תופיע רק כבחירה מודעת של המזמין. נציע שדה הערה קצר לצורכי הבנה והשתתפות, בלי לבקש מידע אישי שאינו נחוץ לבדיקת ההזמנה. לאחר שליחה יוצג סיכום שמפריד בין הבקשה לבין הפרטים שאושרו. אם הצוות מוצא התאמה חלופית, היא תועבר לאישור המזמין לפני שהבקשה נחשבת סגורה. אפשר להתחיל בניהול ידני של הבירור, ובלבד שהאתר לא מכריז על שיבוץ שלא בוצע. נבדוק במיוחד פנייה שבה התאריך מתאים אך המנחה בשפה המבוקשת אינו פנוי; הודעת המענה צריכה לאפשר בירור ולא להחליק את הסתירה באמצעות אישור כללי.
ההקשר השכונתי לא קובע באיזו שפה לעבוד
בירושלים פועלים מינהלים קהילתיים בעלי הקשר שכונתי, והמידע עליהם מתאר שילוב בין פעילות קהילתית לתכנון פיזי. מכך אין להסיק באילו שפות עסק מסוים מנחה או באילו שכונות הוא מקבל הזמנות. בעמוד ובטופס נבקש את המקום המבוקש ואת שפת הפעילות בנפרד, לפי הנתונים שהמזמין והבעלים מאשרים. במסגרת תכנון אתר לעסק בירושלים נוכל להציג אזורי פעילות מאושרים ולתת לכתובת האירוע מקום עצמאי בסיכום. לדוגמה היפותטית, הזמנה לחלל קהילתי תדרוש גם בירור עם איש הקשר במקום, אך שמו של גוף מקומי לא יופיע כהמלצה או כשותף ללא בסיס. מטרת המידע הגאוגרפי תהיה לאפשר תיאום מדויק, בלי לשייך לקבוצה שפה, שעות פעילות או העדפות על סמך השכונה בלבד.
מסירה עם אחריות ברורה לתוכן ולשינויים
לקראת מסירת האתר נציע תיק תוכן שבו כל גרסת שפה משויכת למי שאישר אותה, לצד הנחיות לעדכון כרטיסי המנחים. נתרגל שינוי זמינות, הסרת שפה מכרטיס והחלפת מנחה בבקשה שטרם אושרה. אם רוצים להוסיף קידום אורגני למנחי סדנאות בירושלים, נגדיר תוכן ציבורי שבעל העסק מחזיק בזכות לפרסם ומאשר את דיוקו בכל שפה. עמודים וקישורים יצטרכו לעזור למצוא פעילות מתאימה, ולא להמציא שירות לשאילתה שאין לה מענה. סימן לפנייה איכותית יהיה צירוף שאפשר לבדוק: פעילות, שפה, קבוצה ומועד, ולא רק מספר כניסות. לשיחת אפיון אפשר להכין רשימת מנחים ושפות מאושרת ולפנות דרך יצירת קשר עם טומוקה או בטלפון 055-2870506, כדי לתחום את הגרסה הראשונה לפי צורכי העסק.