להגדיר מה מספיק כדי לפתוח שיחה מועילה
נציע להתחיל בשם לפנייה, דרך חזרה, אזור האירוע וסוג העיצוב שמעניין את הפונה. אפשר לבקש תאריך אם הוא ידוע ולהוסיף בחירה עדיין לא נקבע, בתנאי שהעסק מוכן לטפל בבירורים כאלה. השאלה אינה כמה שדות אפשר להסיר, אלא איזה מידע דרוש לכם כדי להחליט מה לברר בהמשך. שדה שאין לו שימוש בשיחה הראשונה לא חייב להופיע בה כחובה.
ליד בחירת האזור נבהיר שהיא מיועדת לבדיקת התאמה ראשונית בלבד. כפתור השליחה לא ייקרא אישור הגעה, והודעת הקבלה לא תאמר שהמקום נמצא בטווח השירות בלי בדיקה אמיתית. בתוך אתר למעצבי בלונים אפשר להציע דוגמת עיצוב כנקודת התחלה, כך שגם פנייה ללא כתובת תכיל הקשר חזותי שמאפשר לצוות לשאול שאלה עניינית.
לשמור קריית חיים כאזור מוכר בתוך חיפה
קריית חיים נכללת בשירותים השכונתיים של עיריית חיפה, ובמידע העירוני קיימת הבחנה בין מזרחית למערבית. לכן נציע לאפשר לפונה לבחור קריית חיים בלי לחייב אותו להתאים את ניסוחו לרשימת ערים בלבד. מאחורי התצוגה אפשר לשמור את הקשר לחיפה, ולבקש מזרחית או מערבית רק אם ההבחנה מועילה לבירור שלכם. ידיעת האזור אינה סיבה להמציא רחוב או נקודת מפגש.
אם נוסיף בהמשך השלמת כתובת, בחירת העיר לא תמחק את האזור שהפונה מסר קודם. במסך הסיכום נציג את המיקום הידוע ואת מה שטרם הושלם. באפיון אתר לעסק הפועל מול קריית חיים נבדוק שהמינוח המקומי נשאר ברור גם בתצוגת הנייד ובהודעה שמגיעה לעסק. לא נציג כתובת של טומוקה באזור ולא נסיק כיסוי מסחרי מעצם הופעת שם המקום ברשימה.
תרחיש היפותטי: המארח מוסר כתובת רק בהמשך
נניח שפונה מתכננת עיצוב להפתעה אצל קרוב משפחה ויודעת רק שהאירוע בקריית חיים. היא בוחרת סוג חלל בית, מוסרת אזור ומציינת שפרטי הכתובת יגיעו בהמשך. האתר המוצע ישלח בקשה המסומנת כבירור מוקדם, ולא ינסה להשלים את הכתובת מתוך מיקום הטלפון. כך העסק יוכל להחליט אם יש בסיס להמשך שיחה בלי לקבל כתובת שגויה שנכתבה רק כדי לעבור את הטופס.
כאשר המארח שולח את הפרטים, הפונה תוכל להעביר אותם עם מזהה הבקשה או דרך שלב השלמה ייעודי, אם נכלל באפיון. המקום החדש לא ייחשב מאושר רק מפני שהשדות התמלאו. איש צוות יבדוק את ההתאמה ואת הפרטים הנוספים שנדרשים לתכנון. התרחיש נועד להמחיש מעבר בין מידע חלקי למידע שניתן לבדוק; אין בו תיאור של הזמנה שבוצעה או התחייבות לקבל כל פנייה.
לבנות שלב השלמה שאינו דורש להתחיל מחדש
אם בוחרים לפתח קישור להשלמת פרטים, הוא צריך להציג לפונה איזה אירוע הוא מעדכן ומה כבר נמסר. נבקש בשלב הזה רחוב ומספר, ובהתאם לצורך גם דירה, איש קשר במקום ומידע רלוונטי על החלל. אין צורך לבקש שוב את העיצוב ואת הטלפון אם הם עדיין נכונים. אפשר להציג אותם לבדיקה ולאפשר תיקון, כדי ששינוי בתכנון לא יישאר בשיחה נפרדת מהכתובת.
נגדיר מצבים כמו חסר מיקום מלא, התקבל מיקום לבדיקה ונדרש בירור נוסף. אם השלמת הפרטים נכשלת, האתר ישמור את הקלט ויאפשר ניסיון חוזר בלי להודיע בטעות שהעדכון נמסר. פתרון כזה דורש יותר מטופס בסיסי, ולכן במפרט בניית האתר נקבע אם הוא מוצדק או שעדיף להתחיל בהשלמה ידנית דרך איש הקשר. שתי האפשרויות צריכות להשאיר את חוסר המידע גלוי לצוות.
להחליט מי מטפל בפניות שעדיין אינן בשלות
טופס מקל אינו מועיל אם הבקשות שמגיעות ממנו נשכחות. באפיון נבקש מכם להגדיר מי קורא בירור מוקדם, מה הוא צריך להשיב ומתי הוא מסמן שהמשך טיפול תלוי בפונה. לא נוסיף הודעת תזכורת אוטומטית בלי להחליט מה היא אומרת ומי אחראי לטפל בתשובה. אם אין עדיין תאריך או כתובת, המסר צריך להסביר מה חסר ולא ליצור לחץ כאילו כבר נשמרה הזמנה.
אחראי התוכן יעדכן את הניסוחים כשדרך העבודה משתנה: אילו פרטים אפשר לדחות, מתי דרוש מיקום מלא ואיך מקבלים עזרה בהשלמה. עבור קידום אורגני למעצבי בלונים בקריית חיים אפשר בהמשך לפתח הסבר ציבורי על תהליך הבירור. כתובות הבתים והערות המארחים אינן חלק מהתוכן הציבורי, והאתר לא צריך לחשוף אותן כדי להסביר למבקר איך מתקדמים.
למדוד התקדמות בין שלבים ולא רק פתיחת טופס
בבדיקות הקבלה נשלח פנייה שאין בה רחוב ונבדוק שהדבר מותר במסלול הראשוני ושהנמען רואה זאת. ננסה גם להשלים כתובת, לחזור צעד אחד ולתקן את האזור. הבדיקה תוודא שלא נוצרות שתי פניות בלתי קשורות ושלא אובד העיצוב המקורי. אם אין מנגנון קישור אוטומטי, הסיכום צריך להקל על חיבור ידני באמצעות מזהה ברור שמופיע בכל עדכון.
אחרי שהאתר פועל אפשר לבחון כמה בירורים מוקדמים קיבלו המשך, באיזה שלב חסר מידע ומה הצוות נאלץ לשאול שוב. ירידה בנטישת הטופס לא תספיק אם כל פנייה דורשת שחזור של ההקשר. בשיחת תכנון המסלול המדורג עם טומוקה נבחר מה נחשב פנייה שאפשר להתחיל לטפל בה ומה דרוש לפני אישור פרטי האירוע. אפשר לתאם בטלפון 055-2870506 ולהביא דוגמאות נטולות פרטים אישיים של שאלות שחוזרות אצלכם.