מטרת ההדרכה קודמת לבחירת המראה
באפיון נבקש מחברת הווידאו להסביר אילו הדרכות היא מפיקה ומה הלקוח צריך להכין. סרט שמדגים פעולה בידיים שונה מסרט שמסביר תהליך מופשט, גם אם שניהם נקראים סרטי הדרכה. עמוד השירות יתחיל בשאלה מה הצופה צריך להבין או לעשות לאחר הצפייה. משם אפשר להציג את הדרכים שהחברה מציעה: צילום, גרפיקה או שילוב. לא נקבע באתר שפורמט אחד מתאים תמיד לכל קהל או לכל משימה, משום שהבחירה תלויה בתוכן עצמו.
בתפריט ובכרטיסי השירות נשתמש בשמות שהמזמין יכול לזהות. אם החברה גם מפיקה סרטי תדמית, נבדיל אותם מהדרכה כדי שלא תיווצר ציפייה שסרט תדמית קצר ממלא אותה מטרה. עמוד הפתרונות הדיגיטליים לחברות וידאו יציג את התמונה הרחבה, ומסלול ההדרכה יעמיק בתסריט, בהמחשה ובגרסאות. כך המבקר יכול לעבור מהצורך הכללי להחלטה מקצועית בלי להבין מראש את כל מונחי ההפקה או את ההבדלים בין כלי העבודה.
השוואה שמראה מה משתנה בכל גרסה
בתרחיש ההמחשה נציג שתי אפשרויות לאותה מטרת הדרכה, עם הסבר על מה שכל אחת מדגימה. בגרסה המצולמת נברר מי מופיע, מה צריך לראות והיכן אפשר לצלם. בגרסה הגרפית נברר אילו תרשימים, מסכים או רכיבים חזותיים נדרשים ומי מאשר את נכונותם. לא נציג שתי דוגמאות שאינן קשורות זו לזו כאילו הן מוכיחות יתרון של פורמט מסוים. ההשוואה צריכה לתת למזמין בסיס לשיחה על התוכן שלו, ולא רק לבחור את הסרט שנראה לו יפה יותר.
ליד כל דוגמה נבנה שדות למטרת ההדרכה, לקהל, לתפקיד החברה ולתוצרים. אם החברה סיפקה רק עריכה או רק עיצוב גרפי, הקרדיט יבהיר זאת. אפשר לתאר אילו חלקים ניתנים להחלפה בעת שינוי הנחיה, אך לא להבטיח שכל תיקון יהיה פשוט בלי לבדוק את המקור. דוגמה שבנויה ממסכים נפרדים יכולה ללמד משהו אחר מדוגמה המבוססת על צילום רציף. ההסבר ישקף את העבודה המאושרת ולא הנחות על יעילות או תוצאות למידה.
טופס שמברר תוכן, קהל ואחריות
נבנה טופס שמבקש מה המזמין רוצה ללמד, מי יצפה בסרט ומה קיים כרגע: מסמך, מצגת, תסריט או רעיון ראשוני. שאלה נפרדת תעסוק בגורם שמאשר את המידע המקצועי. חברת ההפקה יכולה לעצב ולצלם הסבר, אך האחריות לתוכן ההדרכה צריכה להיות מוגדרת. נברר אם נדרשות שפות, כתוביות או גרסאות שונות, בלי לייחס העדפות כאלה אוטומטית למזמינים ברכסים. אפשר להציע בחירה ״עדיין לא הוחלט״ במקום לדרוש החלטת פורמט מוקדמת.
רכסים היא מועצה מקומית. מעבר לזיהוי המקום, פרטי הפעילות המקומית דורשים אישור מהחברה: האם נדרש צילום במקום, האם החומרים יכולים להימסר מרחוק ואיך מתנהל התיאום. Tumoka נותנת שירותי אתר מרחוק ואינה מציגה כאן משרד ביישוב. במסגרת בניית אתרים ברכסים נפריד בין מקום המזמין לבין מקום הצילום האפשרי. כך פנייה על סרט גרפי אינה מחויבת להזין כתובת צילום שאינה רלוונטית, ופנייה מצולמת כוללת מקום לבירור החלל והמשתתפים.
מפת גרסאות שאינה מכבידה על המבקר
סרט הדרכה עשוי להשתנות כאשר תהליך העבודה משתנה. לכן באפיון נברר איך החברה רוצה להציג גרסאות בתיק העבודות, ומי קובע איזו מהן מיועדת לפרסום. אין צורך להראות למבקר את כל טיוטות האישור. נציג את הדוגמה המאושרת עם תיאור מטרתה, ונשמור במערכת דרך להבין את הקשר בינה לבין גרסאות אחרות. אם מופיע סרט ישן כדוגמת סגנון, הכיתוב לא צריך לרמוז שההנחיות שבתוכו עדיין עדכניות לכל שימוש.
בתיאור השירות נבהיר מה פירוש ״עדכון״ עבור החברה: החלפת קריינות, שינוי מסך, צילום קטע חדש או עריכה מחדש של רצף. אלה אפשרויות שיש לברר, ולא התחייבות שכל שינוי כלול בהפקה. נבנה מקום לשאלות על מסירת קובצי מקור ועל אחריות לתחזוקה לפי מה שסוכם עם הלקוח. אתר טוב אינו מסתיר את השאלות האלה עד סוף השיחה; הוא נותן למזמין להבין שתכנון הגרסאות הוא חלק מבחירת דרך ההפקה מראש.
צפייה שומרת על רצף ההסבר
הצגת סרט הדרכה באתר צריכה לאפשר למבקר להבין את הדוגמה גם כשהוא צופה ללא קול. נבדוק את זמינות הכתוביות ואת התיאור שמופיע מחוץ לנגן. אם יש טקסט קטן בתוך גרפיקה, נוודא שהדוגמה אינה מוצגת רק בכרטיס זעיר שמקשה לקרוא אותו. אפשר להציע פתיחת נגן בגודל מתאים לאחר בחירה, תוך שמירת הדרך לחזור להשוואה. לא נטען את שתי הגרסאות אוטומטית רק כדי להציג תנועה משני צדי המסך.
נבחן גם סדר קריאה בעברית, כפתורי הפעלה ותצוגה של תמונת פתיחה כאשר הסרט אינו נטען. המידע על הקהל ועל מטרת ההדרכה יישאר זמין כטקסט. אם בחרנו תמונה מתוך הסרט, נוודא שהיא מתאימה לגרסה ולא מתארת שלב שבוטל. נמסור לצוות כללי בחירה של תמונות וכיתובים כדי שיוכל להוסיף דוגמאות בעתיד. תחזוקת תיק עבודות היא חלק מהשימוש באתר, ולכן מערכת העריכה צריכה להתאים לאדם שינהל אותה בפועל.
בדיקת קבלה לפי שינוי בהחלטת הפורמט
בבדיקות האתר נריץ פנייה שמתחילה בבחירת גרפיקה ומשתנה לצילום לאחר שהמבקר קרא את ההסבר. נבדוק שהטופס מציג את השאלות הרלוונטיות ושפרטים שנמחקו אינם נשלחים כאילו הם עדיין תקפים. נבדוק גם פנייה שבה הפורמט לא הוחלט, כדי שהחברה תקבל את מטרת ההדרכה ותוכל לסייע בבחירה. במקביל נתרגל החלפת סרט וכתוביות ונראה שהכותרת, התמונה ותיאור התוצר נשארים מתואמים עם הגרסה הנוכחית.
בהדרכה לבעל האתר נעבור על הוספת פרויקט, שיוך לפורמט ועדכון תפקידים. נסמן אילו החלטות דורשות אישור של גורם התוכן לפני פרסום, בלי להפוך את האתר למערכת ניהול הפקה שלא אופיינה. אם בהמשך נדרשת עבודה על גילוי בחיפוש, נבחן קידום לחברת הווידאו ברכסים על בסיס הצרכים שהאתר כבר יודע להסביר. תוצאת הפיתוח תהיה מסלול שהמזמין יכול להשלים גם כשהוא מגיע עם מטרה ברורה אך עם בחירת פורמט שעדיין פתוחה.