להפריד את ההחלטה לפני שמבקשים פרטים
בשלב האפיון נבקש מבעל העסק להגדיר אילו סדנאות מוצעות במועדים פתוחים ואילו ניתנות להזמנה פרטית. זו החלטה שתשפיע על הכפתורים בכל עמוד, ולא רק על התפריט הראשי. מתחת להסבר על הפעילות נציע שתי אפשרויות מפורשות: צפייה במועדים פתוחים ובקשת סדנה לקבוצה. סדנה שאינה מוצעת לציבור לא תציג כפתור הרשמה ריק. סדנה שאין לה כרגע תאריך תוכל להציג בקשת עדכון, אם העסק מעוניין לטפל בבקשות כאלה. במסגרת תכנון אתר למנחי סדנאות נבחן גם כיצד חוזרים ממסלול שגוי למסלול המתאים. בדיקת הקבלה תהיה פשוטה: קורא שמגיע ישירות לעמוד הסדנה, בלי לראות את דף הבית, צריך לדעת אם הוא מזמין מקום לעצמו או מבקש פעילות עבור אחרים. החלוקה תתבסס על ההצעה שהמנחה מאשר בפועל.
שני קהלי קנייה, שתי קבוצות מידע
למשתתף יחיד נציע להציג תחילה מועד, משך, מקום, תנאי השתתפות ומצב ההרשמה. למזמין קבוצה נציע סדר אחר: למי הפעילות מתאימה, מה גודל הקבוצה האפשרי, מי אחראי לחלל ואילו התאמות דורשות שיחה. אין צורך להעתיק את כל הסבר הסדנה לשני עמודים; אפשר לשמור תוכן משותף ולתת לכל מסלול מידע המשכי ממוקד. לדוגמה היפותטית, מזמין שבוחר קבוצה יקבל מקום לתיאור מטרת המפגש, בעוד משתתף יבחר מועד מסוים. אם הבחירה משתנה, האתר המתוכנן יצטרך להחליף גם את שדות החובה ואת נוסח האישור. שדה של מספר משתתפים לא יהפוך אדם בודד בטעות למזמין ארגוני. כך אפשר יהיה לבחון שהממשק מייצג החלטה עסקית אמיתית, ושאפשר להסביר כל שדה שמבקשים מהפונה למלא.
טופס ששומר את ההקשר של הפנייה
טופס למועד פתוח יוכל לכלול שם, דרך קשר, מספר מקומות מבוקש וזיהוי המועד שנבחר. טופס לקבוצה יוכל לכלול שם איש הקשר, מסגרת הקבוצה, טווח משתתפים, חלון תאריכים ועיר הפעילות. נחליט באפיון אילו שדות הכרחיים ואילו יישארו רשות כדי לא לחסום פנייה מוקדמת. בתוך תהליך בניית האתר נגדיר גם את ההודעה שתגיע לבעל העסק: סוג הפנייה ושם הסדנה צריכים להופיע בצורה שניתן להבין בלי לפתוח שוב את האתר. במקרה של שגיאה, הנתונים שכבר מולאו צריכים להישמר במסך והבעיה תוצג ליד השדה הרלוונטי. בבדיקה נשלח פנייה מכל מסלול ונשווה בין מה שהפונה ראה לבין מה שהמנחה קיבל, לרבות מועד נבחר והעדפות שהוזנו.
אישור קבלת בקשה אינו אישור מקום
אם בעל העסק מאשר כל משתתף בעצמו, ננסח את מסך הסיום בהתאם: הבקשה התקבלה וממתינה לבדיקה. לא נציג הודעה שמשתמע ממנה כי המקום נשמר. במסלול הקבוצתי ההבחנה חשובה במיוחד, משום שתאריך מבוקש תלוי גם בזמינות מנחה ובהסכמה על מתכונת. נציע להגדיר מצבים נפרדים לבקשה חדשה, לבירור פרטים ולהזמנה שאושרה, ולבחור אילו מהם צריכים להופיע באתר ואילו יכולים להתנהל ידנית. אם תתוכנן מערכת מקומות, נצטרך להגדיר גם מה קורה כשהמקום האחרון מתבקש במקביל. במועד מלא נציע חלופה שהעסק מסוגל לקיים, כגון רשימת המתנה, עם ניסוח שאינו מבטיח כניסה. מבחן הקבלה יהיה שגם מי שקורא רק את הודעת הסיום יבין מה הסטטוס ומה הפעולה הבאה המצופה ממנו.
כתובת האירוע שייכת למועד, לא לכל העסק
עיריית תל אביב־יפו מפרסמת מידע נפרד על שכונות, עסקים בעלי שטח פיזי ופריקה וטעינה. בתכנון האתר המשמעות המעשית היא להבחין בין כתובת עסק, חלל של סדנה פתוחה ומקום שהמזמין יספק לקבוצה. לא נייחס למנחה מקום קבוע רק מפני שהוא פועל בעיר. לכל מועד נציע שדות של כתובת מאושרת, הוראות כניסה ואיש קשר במקום, ככל שהמידע זמין ומותר לפרסום. בקשה קבוצתית תוכל להתחיל משכונה או אזור מבוקש ולהשלים כתובת לאחר בירור. במסגרת בניית אתר לעסק הפועל בתל אביב נוודא שמפת הגעה אינה מציגה את כתובת העסק במקום כתובת האירוע. פרטי חניה, גישה או הבאת ציוד יופיעו רק לאחר אישור בעל העסק ביחס לחלל המסוים.
למסור אתר שאפשר להפעיל גם כשהלוח משתנה
לקראת המסירה נציע לתרגל עם בעל העסק פתיחת מועד, שינוי כתובת וסגירת הרשמה, ולא להסתפק בהצגת עמוד יפה. תיאור הסדנה הקבוע צריך להישאר קריא כאשר אין מועדים פתוחים, ומסלול הקבוצות צריך להמשיך לעבוד אם הוא עדיין מוצע. נבדוק בנייד מעבר בין המסלולים, תיקון טעות בטופס וחזרה מקישור ישן. אם מתכננים גם קידום אורגני למנחי סדנאות בתל אביב, עמוד הסדנה הציבורי יישא תוכן שבעל העסק מאשר ומחזיק בזכות לפרסם; קישורים למועדים יתעדכנו בלי לאבד את ההסבר הקבוע. מדידה מוצעת תבחין בין בקשת מקום לבקשת קבוצה, כדי להעריך פניות מתאימות ולא רק לחיצות. אפשר להביא דוגמת לוח וטופס קיים אל שיחת אפיון עם טומוקה בטלפון 055-2870506.