להגדיר אשכולות לפי ההצעות של העסק
נבקש מהמנחה לזהות קבוצות נושאים שהוא באמת מציע ואילו עמודים שייכים לכל אחת. לא נתחיל מרשימת מילים מנותקת מהשירות. אם עמוד עוסק בכמה תחומים, נחליט מה תפקידו המרכזי או נשאיר אותו כעמוד משותף. החלוקה צריכה להיות פשוטה מספיק כדי שבעל העסק יוכל להבין אותה ולבדוק אם היא עדיין מתאימה לאחר שינוי בקטלוג.
באתר למנחי סדנאות אפשר להשתמש באותה חלוקה גם בניווט וגם בדוח, כאשר היא מועילה לקורא. אין צורך לחשוף מונחי מדידה בתוך האתר. המארגן יראה שמות פעילות ושאלות ברורות, בעוד שהעסק יוכל להבין לאיזו הצעה שייך כל עמוד. אם החלוקה נוחה רק לדוח אך מבלבלת את הקטלוג, נבחן פתרון אחר.
להבחין בין חשיפה, קריאה ופנייה
נתוני חיפוש יכולים להראות חשיפה או כניסה לעמוד, אך אינם מספרים לבדם אם נוצרה הזמנה. נציע להציג שלבים בנפרד ולציין מה נמדד בכל כלי. עמוד עם הרבה ביקורים יכול למשוך עניין כללי, ועמוד מצומצם יכול לעזור לבירור ממוקד. לא נדרג נושאים רק לפי מספר יחיד בלי לבדוק את תפקידם ואת סוג השאלות שמגיעות מהם.
בעבודת קידום אורגני נרצה לקרוא שאילתות, עמודי נחיתה ופעולות באתר בהתאם למידע הזמין. אם אין גישה לחלק מהנתונים, נציין זאת במקום למלא את החסר בהערכה שנראית מדויקת. הדוח צריך לעזור להחליט מה לבדוק או לשפר, ולא לייצר תחושת ודאות שאין לה בסיס לגבי כל שלב בדרך להזמנה.
לשמור את נושא הפנייה בלי להעמיס על הפונה
כאשר הטופס נפתח מתוך פעילות מסוימת, אפשר לבחון שמירה של שם הפעילות בהודעה שהעסק מקבל. אם האדם פונה מעמוד כללי, ניתן להציע בחירה פשוטה או שדה פתוח. לא נכריח אותו לבחור קטגוריה שאינו מבין. האפשרות לא בטוחים יכולה להיות שימושית, כל עוד העסק יודע להתייחס אליה כבירור ולא כנתון חסר שיש להשלים בכוח.
נציע לאסוף רק את ההקשר הדרוש לטיפול בפנייה וללמידה על התוכן. אין צורך בתיאור אישי של המשתתפים כדי לדעת איזה נושא עניין את המארגן. אם חלק מהקשר מתקיים בטלפון או בהודעה מחוץ לאתר, נרצה להכיר במגבלה. לא נייחס את הפנייה אוטומטית לעמוד האחרון שנצפה אם אין לכך ראיה מתאימה.
לחבר דיווח לשאלות עסקיות מוגדרות
במקום דוח ארוך על כל עמוד, נציע לבחור שאלות שהמנחה רוצה לפתור: איזה נושא דורש הסבר נוסף, איפה יש פער בין עניין לבירור ואילו הצעות מושכות בקשות שאינן מתאימות. לכל שאלה נתאים את המידע שאפשר לקרוא. לא כל ירידה או עלייה מצדיקה שינוי מיידי; נבחן גם תקופה, היקף והבדלים במתכונת הפעילות.
אם בניית האתר דורשת התאמה כדי לשמור את הקשר הפנייה, נציע אותה בהתאם לצורך ולא כפרויקט מדידה בלתי מוגבל. לפעמים שינוי קטן בטופס ובשמות העמודים מספיק כדי לשפר את התמונה. נבדוק שהפעולה לא מכבידה בנייד ושפרטי הפנייה נשארים ברורים למי שמטפל בהם בעסק, גם בלי לפתוח דוח נוסף.
להפריד נאות אפק ממקומות בעלי שם דומה
כאשר פונים מנאות אפק, מדובר בשכונת מגורים בצפונה של קריית ביאליק ולא בקיבוץ אפק. ההבחנה חשובה כשמארגן מציין מקום פעילות, אך אינה צריכה להפוך למערכת מעקב אחר אנשים לפי כתובתם. נשתמש במידע המקומי רק במידה שהוא מסייע לתיאום ולהבנת הכיסוי המאושר של העסק. אין להסיק מהשכונה איזה נושא סדנה מתאים לקבוצה.
בקידום אתר בנאות אפק נציג את ההקשר לקריית ביאליק ונבקש מקום מדויק כאשר הוא דרוש. בדוח אפשר להפריד בין עמוד מקומי לבין נושא הפעילות, כדי שלא לערבב שתי שאלות שונות. פנייה מאזור מסוים אינה הוכחה לביקוש רחב בו, ועמוד שמקבל ביקורים אינו מעיד שהעסק כבר פעל בכל מקום שמופיע בו.
לבחור שינוי אחד שאפשר להסביר
לאחר קריאת הנתונים נציע פעולה שמתאימה לממצא: השלמת מידע בנושא, קישור ברור יותר או עדכון תיאור שמושך ציפייה שגויה. נרצה לדעת מה מצפים ללמוד מהשינוי ומה לא ניתן להסיק ממנו. אם כמה דברים משתנים יחד, נציין שקשה לייחס תוצאה לרכיב יחיד. הדוח צריך להישאר כלי עבודה ולא הבטחה לנוסחה קבועה של הצלחה.
לקראת שיחה עם טומוקה על מדידת נושאי סדנאות כדאי להכין את רשימת ההצעות ואת דרך קבלת הפניות כיום. נבנה חלוקה שאפשר לתחזק ונגדיר מה נשאר לא ידוע. כך בעל העסק יוכל להשקיע בתוכן לפי שאלות אמיתיות ולקרוא את התוצאות בזהירות, בלי להפוך כל ביקור באתר להזמנה מדומיינת או לכלול מידע אישי שאין בו צורך.