למפות את ההיצע לפני שמצמצמים את התפריט
נאסוף את שמות ההרצאות, התקצירים והקישורים הקיימים ונבקש מהמרצה לתת לכל אחד מצב ברור. אפשר להבחין בין הרצאה פעילה, נושא שניתן לברר לגביו התאמה ותוכן שכבר אינו מוצע. ההחלטה אינה נעשית לפי מספר העמודים שרוצים להשאיר אלא לפי ההצעה המקצועית. במסגרת תכנון אתר למרצים עצמאיים נבדוק גם קבצים שהופצו בעבר ועמודים שאין אליהם קישור בתפריט. מארגן עשוי להגיע אליהם ישירות מתוך הודעה ישנה. מפת ההיצע תאפשר לבחור איזה מידע צריך להישאר כדי להסביר את המעבר, ואיזה תוכן כבר עלול להטעות אם הוא מוצג כמו הצעה רגילה עם כפתור הזמנה.
להציג קטלוג קטן עם הבדלים ברורים
כאשר נשארים מעט נושאים, כל כרטיס צריך להסביר מדוע הוא קיים ומה מבדיל אותו מהאחרים. נכתוב לכל הרצאה שאלה מובילה, קהל ומתכונת לפי אישור המרצה. אין צורך להשאיר קטגוריות ריקות או להמציא שמות משנה כדי שהאתר ייראה גדול. המבקר צריך להיות מסוגל להשוות בין האפשרויות בלי לקרוא טקסט זהה כמה פעמים. במסגרת בניית האתר נחליט אם ההשוואה מתבצעת ברשימה אחת או בעמודים נפרדים. סרטון יישאר משויך רק לנושא שהוא מייצג בפועל. אם ההקלטה שייכת להרצאה שפרשה, אפשר להשאיר אותה בהקשר היסטורי ברור או להסירה, אך לא להשתמש בה כאילו היא מתארת את התוכן החדש.
לתת מענה לקישור ישן בלי לשכתב את ההיסטוריה
עמוד של נושא קודם יכול להסביר בקצרה שההצעה השתנתה ולהפנות לחלופה עניינית, אם קיימת כזאת. אין להעביר כל קישור לדף הבית ולהשאיר את המארגן לנחש. מצד שני, חלופה חדשה אינה בהכרח אותו מפגש בשם אחר. נציג את ההבדל וניתן אפשרות לברר אם היא מתאימה לקהל שתוכנן. בטופס נשמור שהכניסה הייתה דרך נושא ישן, כדי שהמרצה יוכל להבין את הציפייה הראשונית. לא נבחר עבור הפונה את הנושא החדש בלי להראות לו זאת. בדיקת המסירה תתחיל מתוך קישור ישן ותבחן אם אדם שלא שמע על השינוי יכול להבין מה קרה ומה ניתן לעשות כעת.
נאות אפק: לדייק מקום לצד שינוי מקצועי
נאות אפק היא שכונת מגורים בצפון קריית ביאליק, והיא נבדלת מקיבוץ אפק. כאשר מעדכנים את האתר, כדאי לבדוק שגם פרטי המקום נכתבים בצורה שאינה מבלבלת בין שני המקומות. שינוי קטלוג אינו סיבה לשנות כתובת עסק או אזור פעילות אם אלה נשארו כפי שהיו. בעמוד בניית אתרים בנאות אפק נבחן יחד את המידע שהמרצה מאשר להציג: בסיס פעילות, מקום קבלת קהל אם קיים, או אזורים שאליהם הוא מגיע. מקום האירוע המבוקש יישאל בנפרד בטופס. אין להסיק מהשכונה איזה נושא הרצאה מתאים לקהל או להציג את המעבר המקצועי כתגובה לביקוש מקומי שלא נבדק.
לנהל תקצירים כגרסאות של הצעה מאושרת
נגדיר בעל תפקיד שמאשר את הנוסח הסופי לכל הרצאה. טיוטות יעברו במסלול נפרד מהתוכן הציבורי, והחלפת תקציר תיבדק גם בכרטיס הקטלוג, בתצוגת השיתוף ובקובץ להורדה אם קיים. כאשר שם ההרצאה משתנה, הטופס צריך לשלוח את השם העדכני לצד מזהה יציב, כדי שאפשר יהיה להבין פניות שהגיעו לפני השינוי ואחריו. כדאי להחליט מראש אם שומרים גרסה קודמת לצורך ניהול פנימי ומי יכול לגשת אליה. אין צורך לפרסם את כל היסטוריית העריכה למארגן. הוא צריך לדעת מה מוצע עכשיו, בעוד בעל העסק זקוק לדרך לברר איזה תקציר נשלח בעבר בלי להחזיר אותו בטעות לאתר הפעיל.
לבדוק את המעבר ואז להמשיך לטפח את הקטלוג
הקבלה תכלול מעבר על כל נושא שהוגדר כפעיל, על קישורים לנושאים שפרשו ועל פנייה עם בקשה לחלופה. נבדוק שאין טופס ישן שממשיך להציע בחירה שכבר הוסרה מהקטלוג. אם מתוכנן קידום אורגני למרצים בנאות אפק, נמסור גם מפת נושאים עדכנית כדי שעבודת התוכן לא תמשיך לחזק הצעות שהעסק הפסיק לספק. לקראת שיחת תכנון עם טומוקה אפשר להביא רשימת כותרות ולסמן מה נשאר, מה משתנה ומה עדיין דורש החלטה. בסיום תרצו לקבל אתר שבו אפשר להוסיף נושא חדש בעתיד בלי לשבור את ההבחנות שכבר נבנו, ותהליך עדכון שהמרצה מסוגל לנהל בעצמו או להעביר לעורך מוסכם.